A Digitalização e organização de documentos para controles fiscais

O processo de digitalização fiscal tem relação direta à evolução digital e avanços tecnológicos que acompanham a sociedade. Além de legalmente aceito, acarreta uma série de benefícios às corporações, pois evita fraudes e diminui a economia informal. Obviamente, corrobora com o meio ambiente. 

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O que é digitalização fiscal?

A digitalização fiscal é o meio de tornar notas fiscais em arquivos digitais, a qual facilita a troca de informações entre empresas e órgãos públicos, além de preservar a informação. O Sistema da Nota Fiscal Eletrônica tem sido usado desde 2008. Claramente que, aos empresários mais maduros, causou estranheza, porém, no decorrer do tempo, tornou-se obrigatória e rotineira. 

Empresas mais tradicionais não têm ideia do quanto a agilidade de busca  de arquivos impacta na logística e nos ganhos da empresa. Além de aumentar sua credibilidade no mercado, ainda há uma redução significativa quanto à redução de custos na manutenção. 

O que é o processo de digitalização?

Tal processo figura no desempenho de tarefas essenciais de uma empresa ou órgão, que utilizam de meios digitais e tecnológicos. É a conversão de processos, dados e documentos de meios físicos para digitais, que visa a aceleração e simplificação da busca por essas informações.

Até 2008, as notas fiscais no Brasil eram apenas físicas. Porém, isso demandava um grande custo e grande espaço de armazenamento. A partir dos projetos e longas discussões, permitiram que a digitalização fiscal tivesse o mesmo valor jurídico, isso se dá em consonância aos avanços tecnológicos e ao inegável progresso da tecnologia em todos os aspectos da vida humana. 

Como a digitalização ajuda na organização de

documentos para controles fiscais?

O processo de digitalização fiscal gera uma série de benefícios tais como evita a danificação de documentos; oferece segurança ao arquivo; gerenciamento rápido e seguro; otimização de espaço físico; ecológico; agilidade de processos e facilidades na rotina de trabalho. 

O projeto de Lei 146/2007 ressalta que o documento digital tem a mesma validade do impresso, em termos jurídicos. De modo geral, visam simplificar a rotina de trabalho e os processos, assim, impacta diretamente na produtividade e eficiência. 

Outro ponto interessante: Imagine uma loja de atacado que precisa estocar toda a sua mercadoria para distribuir para o estado. Imaginou? Pois bem. Ela precisa pagar uma taxa alta para manter aquele acervo. Da mesma forma funciona o armazenamento de arquivos. Ainda possibilita repensar na logística da empresa e criar um ambiente favorável ao aumento de produtividade, além de facilitar a busca por documentos para evitar multas em fiscalizações.

Benefícios da digitalização para organização de

documentos para controles fiscais

Os mais tradicionais podem se perguntar: “Para que devo mudar o que sempre fiz bem e me adaptar à tecnologia?”. Não duvidamos que empresas de sucesso, mesmo as mais tradicionais, não façam um bom trabalho. A proposta de digitalização fiscal é um plus, um mecanismo de produtividade e agilidade dos processos. 

Por isso, abaixo explicamos alguns dos benefícios quanto à digitalização fiscal. Há muitos outros, porém aqui foram descritos os mais impactantes. E não se esqueça: qualquer dúvida, conte com a gente!

Segurança de dados

Muitos arquivos de uma empresa são confidenciais, por exemplo, quando fechamos um contrato, muitos dados são expostos, de forma que se cair em mãos erradas poderá ocasionar sérios problemas. Imagine que o acesso às contas bancárias para pessoas que não são de completa confiança do dono do empreendimento pode causar prejuízos financeiros: transferências indevidas, aplicação de golpes, compras indevidas. 

Por isso, além da durabilidade das informações, é preciso pensar primeiramente em sua segurança. Outro fator a se preocupar são situações que fogem ao controle do empreendedor, como assaltos, furtos, inundações e catástrofes naturais. Lembre-se que, antes de empreendedor, este representa o papel de prever problemas e já imaginar as possíveis soluções. 

Manuseio e preservação dos documentos

Esse tópico está diretamente ligado aos demais quanto ao processo de digitalização fiscal. O papel, com o passar do tempo, passa a se desgastar mesmo guardado da forma adequada, com isso, há o risco de perder informações primordiais para questões econômicas, políticas e históricas. 

Por exemplo, o Brasil Imperial não é mais relevante politicamente ao atual Estado Democrático de Direito, entretanto, esses documentos são fundamentais para relatar a história do povo, como também para finalidades de pesquisa acadêmica. Por isso, esses arquivos são guardados no Arquivo Nacional. Com isso, há todos os cuidados de manuseio e a possibilidade de cópias solicitadas. É o que garante a Lei de Acesso à Informação, Lei nº 12.527/2011.

Gerenciamento e agilidade com os arquivos

O gerenciamento de arquivos é fundamental para qualquer negócio, desde um mercadinho de bairro a uma multinacional. Mas como gerenciar tantos papéis? Como encontrá-los rapidamente? Nem tanto nas empresas privadas, mas vê-se que instituições públicas ainda carregam a cultura de imensos porta-arquivos. O que impacta negativamente quanto à produtividade e à agilidade de processos. 

Por isso, desde o final dos anos 1990, o setor público vem, gradativamente, a automatizar os serviços. Vamos a um exemplo: A Diginotas gerencia os documentos de várias empresas há 10 anos. Já imaginou ter que folhear folha a folha para encontrar a nota fiscal do primeiro ano? 

Otimização de espaço e ecologia

O consumo de papel ainda é uma cultura que pesa em empresas, muitas vezes pelo apego ao empreendedorismo tradicional, como também pouca habilidade com as novas tecnologias. Entretanto, há incentivos para que as organizações migrem para o digital para poupar o meio ambiente. 

Quais as vantagens em se contratar uma empresa de

digitalização?

A Diginotas é uma empresa dinâmica e eficaz, com o objetivo de honrar seus princípios fundamentais como a ética e o profissionalismo. As etapas são rigidamente cumpridas em prol da satisfação dos nossos clientes. Todos os documentos são rotulados por categoria para um acesso e manejo rápido e eficaz. 

O serviço da diginotas consiste em uma Gestão Integrada de Processos e Documentos. Todos os documentos são entregues em datacenters seguros, consonante às políticas de segurança na internet. Conosco, o cliente pode:

• Recuperar créditos tributários; 
• Armazenar documentos em papel; 
• Mudar de endereço da empresa desocupando espaço físico; 
• Organizar seus Processos de negócios; 
• Cadastrar dados e digitalização; 
• Encontrar documentos facilmente através da tecnologia OCR

Por isso, repense com a sua equipe os grandes ganhos ao contratar uma empresa especialista em gerenciamento de arquivos e digitalizações fiscais. O custo inicial costuma ser pago e dar lucro a curto prazo, na medida que é alinhado a planejamentos de logística, marketing, produção, contabilidade, jurídico e atendimento ao cliente. 

Recupere Créditos Fiscais e evite multas com a Diginotas.com.