A Digitalização no mundo do Home Office

Primeiramente, por conta da digitalização no mundo do Home Office, não há o deslocamento de casa para o trabalho, e inclusive, 49% dos trabalhadores enxergam uma melhoria no equilíbrio entre vida pessoal e profissional. 

Além disso, 67% dos profissionais descobriram que existem possibilidades de trabalhar em casa. Portanto, as empresas deverão optar por novas abordagens daqui em diante.

O que é digitalização?

O principal objetivo para a digitalização de um documento, por exemplo, é o de transformá-lo no formato digital que permite indexações de softwares. Esse tipo de processo realiza a codificação binária de todas as informações que contém naquele papel em específico. 

Desse modo, será possível que o gerenciador de documentos tenha acesso aos dados e faça as devidas interpretações.

Qual a vantagem de digitalizar um documento?

Há uma maior produtividade na empresa, ou seja, através do software que realiza o gerenciamento desses documentos chamado sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, os funcionários e demais colaboradores conseguirão encontrar de maneira mais eficiente todos os arquivos que foram digitalizados. 

Isso significa que não haverá necessidade de perder tempo à procura de um certo documento dentro de pastas e gavetas.

Os custos com relação aos materiais de escritório serão completamente reduzidos, além de realizar a digitalização de documentos que consiga gerar economia. Será reduzida a obrigação dos funcionários de perderem tempo em busca de apenas um arquivo em um emaranhado de outros documentos.

Outro ponto importante, é o fato de que fazer a digitalização de documentos será benéfico na área sustentável, ou seja, haverá uma diminuição brusca de papéis e tintas para impressora, que posteriormente são descartados na natureza. 

Por fim, a empresa ganhará ainda mais espaço e conforto, pois sem as papeladas que podem ser enviadas aos depósitos, poderá liberar um espaço que antes era perdido por conta de gavetas enormes, por exemplo.

Coleta, Classificação e Digitalização

Primeiramente, é necessário efetivar a coleta para registrar os documentos físicos que serão digitalizados e precisam de muita atenção, a fim de evitar que se extraviem. O segundo passo é o de reparar os arquivos manchados ou que ficaram amassados, para torná-los legíveis. Precisarão ser higienizados e os grampos devem ser retirados para não atrapalhar a digitalização. 

Será necessário saber escanear os documentos do modo correto para que seja feita a digitalização e ser armazenado no computador. Seja ele em nossa nuvem ou no ambiente de servidores de nossos clientes. É importante sempre escaneá-los de um a um em ordem para manter a sequência e deixá-los organizados. 

Como a digitalização de documentos facilita o trabalho

remoto?

Primeiramente, é importante lembrar que digitalizar tornou-se o melhor método para facilitar a vida de um funcionário dentro da empresa, isto é, caso esteja em home office não precisará sair de casa apenas para passar na empresa e procurar documentos com os dados solicitados. Isso pode ser feito em casa, a partir do momento em que forem digitalizados e de forma mais ágil e fácil através da tecnologia OCR (Reconhecimento óptico de caracteres), que permite a busca de documentos através do uso de palavras chaves.

Existe um controle superior aos acessos de pessoas no trabalho que tentem bisbilhotar em suas coisas, e através do ambiente digital será possível bloquear todas as pessoas curiosas que querem acessar documentos de extrema confidencialidade. Eles ficarão salvos e protegidos com a criptografia do sistema de gestão eletrônica além do sistema de hierarquia de acessos.

Outro benefício de optar pela digitalização de um documento, é o fato de que ele permanece salvo no banco de dados que evitarão de sofrer qualquer tipo de dano. É muito comum ocorrer pequenos acidentes que atrapalhem a empresa por completo, principalmente com o fato de ter uma mesa bagunçada e esbarrar a mão na xícara de café. Será algo desastroso se a bebida manchar o papel.

Por fim, é benéfico tanto para a empresa quanto para o trabalhador o emprego remoto, pois desde que ele esteja sempre em dia com o trabalho a distância, ocorrerá uma boa economia com custos de transporte e impressão.

Quais os desafios do homeoffice

O mundo home office pode parecer ser incrível aos olhos de quem vê, uma vez que seja possível trabalhar no conforto de casa e no momento em que quiser, mas nem sempre será as mil maravilhas.

A falta de contato com outras pessoas será meramente estranho no início do home office, principalmente para aquelas pessoas mais comunicativas. Em casa, as conversas serão reduzidas e terá sempre uma pequena sensação de estar sempre só. 

Em casa, os número de distrações são maiores, isto é, o ambiente doméstico não é feito para se trabalhar. Sempre haverá algo mais interessante de realizar do que propriamente trabalhar, além de ter familiares por perto que sempre pedirão por atenção. 

É importante separar uma hora e organizar o ambiente para trabalhar, de modo que absolutamente ninguém interfira. Esqueça-se do celular, televisão e não se distraia com coisas mínimas.

As interrupções costumam ocorrer com mais frequência no home office, e isso pode tirar completamente a atenção daquela pessoa concentrada no trabalho. Os familiares no geral, não se habituaram com essa rotina nova e enxergam como algo muito abstrato, principalmente por não compreenderem muito bem como isso funciona.

É importante criar uma rotina para todos da família, com horários definidos e assim, saberão quando podem conversar ou não.

Qual é a validade jurídica para documentos que são

digitalizados?

A Lei n° 12.682/2012, menciona que um documento digitalizado possuirá o mesmo valor que o próprio original a partir do momento em que se mantenha a autenticidade e integridade do documento, além de conter uma assinatura através do certificado digital que costuma ser emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.

Existe um outro meio mais antigo, denominado de Microfilmagem e é previsto na Lei n° 5.433/1968, e o Decreto n° 1799/1996 a regulamentou. 

Não se pode jogar fora os documentos da empresa por apenas ter realizado uma digitalização, pois precisa do certificado digital e da assinatura que comprove todos os dados para validar aquele mesmo documento. 

Quanto custa a digitalização de documentos?

Caso seja uma demanda que ocorre sempre, com volumes inferiores a 10 mil páginas, será possível que os valores das digitalizações saem por R$ 0,15 a R$ 0,35 por cada página A4, e para folhas encadernadas o valor será de R$ 0,50 a R$ 4,00, por fim, as plantas que possuem formatos maiores custam entre R$ 9,00 a R$ 30,00.

Realizar a digitalização de documentos permite gerir melhor o próprio espaço dentro da empresa, além de deixar os funcionários muito mais organizados e sem bagunça acima da mesa, além de correr o risco de rasurar o documento. 

Converter o papel para algo digital torna-se algo primordial nesses tempos de isolamento social e home office. 

No geral, as empresas poderão modernizar-se, para manter todos os dados seguros, realizar a organização dos arquivos e aumentar a produtividade dos funcionários, pois é algo importante e que não costuma acontecer pelo ambiente mais bagunçado.

A rentabilidade no trabalho a partir do momento em que os documentos passam pela digitalização, ajudam a manter um foco e se despreocupar sobre o extravio de qualquer documento que seja. Isto é, os documentos ficam protegidos e é possível enviar as cópias sem perder o original. 

No trabalho Home Office, os funcionários poderão buscar pelos documentos em suas contas com total tranquilidade, pois sabem que estará lá e ninguém terá pegado ou sumido por entre as várias pastas dentro de gavetas que ficam nos escritórios.

Nós, da Diginotas, com mais de 20 anos de experiência no mercado de digitalização e gestão de documentos, temos vasta experiência na construção de fluxos de documentos que permita toda este ganho de eficiência. Para saber mais é só nos enviar uma mensagem que retornaremos o mais rápido possível.