Para uma empresa funcionar como deve, é necessário um armazenamento de documentos físicos adequado. Todos os dias, são geradas dezenas de documentos essenciais para o seu funcionamento, por isso seu armazenamento acaba sendo um desafio aos responsáveis do setor.
Com o aumento do número de documentos, a empresa acaba tendo pouco espaço para armazená-los, o que gera uma dificuldade maior na hora de organizar de forma correta.
Por efeito dessa dificuldade na organização, os responsáveis pela gestão de documentos começam a perder mais tempo ao procurar documentos. Em algumas situações, os gestores perdem ao menos um mês em suas buscas.
Para isso não acontecer, é preciso adotar algumas práticas de armazenamento de documentos físicos. Deste modo, as informações serão mantidas com maior organização e praticidade, sem que o fluxo de trabalho dos gestores afetado durante o tempo de procura.
Práticas excelentes para armazenamento de
documentos físicos para empresas
Para que o fluxo de trabalho não tenha prejuízos, é preciso adotar algumas práticas de armazenamento de documentos físicos para empresas. Com essas técnicas em prática, é possível garantir maior organização dos documentos, o que simplifica o trabalho do gestor.
Atualmente, mesmo com o maior número de documentos presente no digital, ainda existem os que devem ser mantidos também de modo físico, como documentos contábeis, fiscais e trabalhistas. Ter eles em formato impresso não tira a necessidade de armazená-los de forma adequada.
Os documentos contábeis são os que mais ocupam espaço, por serem mais volumosos do que os outros. Para arquivá-los de maneira simplificada, é importante separar todos os documentos por assuntos e em ordem crescente.
Todos os documentos devem ser guardados em pastas plásticas e transparentes, de preferência por ordem crescente da data de emissão, o que facilita a identificação rápida pelo gestor.
Como tornar o arquivamento e armazenamento mais eficiente?
O mais indicado para o armazenamento de documentos físicos para empresas, é que todos os papéis sejam classificados e inventariados. Empresas de grande porte costumam contratar equipes especializadas apenas nesses serviços.
As pastas plásticas, além de facilitar na identificação, elas fazem o papel de proteção dos documentos contra roedores e outros pequenos animais que costumam danificar os papéis dos documentos físicos.
Para maior eficiência na hora da procura, é preciso respeitar o tempo dos arquivos. Cada tipo de documento possui seu próprio tempo de armazenamento. Isso deve ser evidenciado no momento da organização, pois evita que aconteçam descartes errados.
Locais de armazenamento físico
Um bom armazenamento de documentos físicos para empresas precisa de um local adequado para que a organização seja de fato eficiente. Para os documentos físicos, é necessário a utilização de um lugar que atenda a demanda, com armários, gavetas e todo o material por perto.
Para esse fim, a empresa precisa pensar em locais como salas com boa ventilação e temperatura. Salas inapropriadas danificam os arquivos físicos, por conta disso é necessário determinar uma apropriada com segurança.
Para casos de arquivamento digital, a empresa deve pensar bem quais softwares usar, sobre segurança e a capacidade para armazenar os documentos.
Regras de acesso aos documentos
Medidas de segurança devem ser aplicadas e também muito bem pensadas. Uma das formas de garantir segurança ao armazenamento de documentos físicos para empresas é com a aplicação de regras de acesso.
As regras devem ser aplicadas logo após a escolha do local ideal para o armazenamento. Dentro da empresa, apenas funcionários selecionados devem ter acesso a esses documentos. Além disso, é necessário a criação de regras no manuseio de todos os dados, para assim garantir maior segurança aos dados.
No âmbito digital, os sistemas são integrados com autenticação por usuário. Ninguém consegue acessá-los sem compartilhar um login e senha. Também armazenam toda a atividade que o usuário realiza durante o tempo dentro do software.
Controle para descarte de documentos
Todo documento de uma empresa tem prazo de validade. Ao final do prazo, podem ser descartados sem acarretar futuros problemas. Para conseguir descartar, é necessário que a companhia organize um método de controle para garantir espaço suficiente a novos documentos.
Para realizar este controle, o ideal é a criação de uma tabela de temporalidade, que deve conter todos os prazos dos documentos de armazenamento. Desse modo, fica prático a visualização dessas datas para evitar o descarte de documentos antes do prazo definido.
A tabela deve ser acessada diariamente pelos funcionários responsáveis pelo armazenamento de dados. Ela é um instrumento importante e deve ser atualizada a toda entrada de novos documentos.
Utilização de digitalização de documentos:
armazenamento de acesso rápido aos arquivos
Por mais que as técnicas sejam aplicadas com cuidado e organização no armazenamento de documentos físicos para empresas, alguns contratempos sempre ocorrem. A dificuldade nesse método de armazenamento é o fato de carregar muitas desvantagens e ser considerado obsoleto.
A resposta para os problemas gerados por essa técnica de armazenamento está na digitalização de documentos. Atualmente, essa estratégia vem sendo adotada por muitas empresas.
Com ela, os colaboradores não precisam acessar os locais de grandes pastas e papéis. Basta acessar um ambiente específico digital para verificar e organizar os documentos da empresa.
Todo trabalho é realizado através de sistemas próprios, que oferecem o escaneamento, conversão e armazenamento 100% digital. Depois de escanear, é possível fazer todo o gerenciamento de forma rápida pelos funcionários credenciados.
Antes de realizar o acesso, o colaborador precisa compartilhar um login e senha para ter acesso ao ambiente digital, o que garante maior segurança.
Ao contrário do que pensam, nessa técnica de armazenamento digital é extremamente difícil perder qualquer tipo de dado, pois um documento salvo em nuvem passa por diversas camadas de proteção.
Vantagens do armazenamento de documentos digitalizados
A digitalização de documentos consegue somar uma série de benefícios à empresa que vão muito além da maior segurança e disponibilidade de espaço.
Com a digitalização, há um aumento na produtividade dos funcionários. Isso porque, não é necessário gastar muito tempo à procura de documentos e com a organização do ambiente físico. Todos os documentos são encontrados em alguns segundos entre os registros digitalizados.
Conforme a ABGD, muitos profissionais perdem ao menos 2 horas à procura de arquivos e documentos em estoques físicos. Com a digitalização, isso não é necessário, já que a procura é feita através de palavras-chave.
A organização no ambiente digital também é feita com maior praticidade. Dentro do sistema, é possível separar e organizar registros por categorias ou da forma que o profissional optar.
Com a digitalização, a empresa consegue reduzir significativamente os custos de armazenamento. Não é preciso gastar tanto com tinta, papéis e outros materiais utilizados para impressão. Com essa redução, o dinheiro poupado pode ser aplicado para outros fins dentro da empresa.
Por fim, uma empresa que realiza a digitalização de seus arquivos e documentos é aliada a causas de sustentabilidade. A digitalização é, antes de tudo, uma ação considerada ecológica. Pois, com ela, há uma redução de um grande número de folhas de papel e materiais nocivos ao meio ambiente.
É importante lembrar que mesmo com a escolha por digitalizar os documentos, não é possível descartar o armazenamento de documentos físicos para empresas.
Há muitos documentos que ainda precisam ser guardados em sua forma física, porém ter uma segunda via digital desses documentos é importante, pois garantem maior segurança em casos de danos ou extravios.
Precisa de maiores informações sobre o que a legislação permite? É só nos enviar uma mensagem que um especialista entrará em contato.
