Guarda de prontuários médicos: Como fazer?

Guarda de prontuários médicos Como fazer (1)

Todas as informações contidas na guarda de prontuários médicos, que um médico coleta de um paciente, sejam elas sobre a sua saúde atual, anterior, histórico familiar, estilo de vida, entre outros, possuem caráter de confidencialidade. Isso quer dizer que os dados que vão parar nos prontuários não devem ser vistos por pessoas fora do contexto da consulta.

Mas no cotidiano de um consultório, o que de fato ocorre é um acúmulo de informações referentes a cada paciente que se consulta com o mesmo médico. Além da questão da confidencialidade há também o problema da organização. Se a guarda de prontuários médicos não é feita corretamente, não apenas os dados ficam em risco de serem confundidos, como também expostos.

A própria lei que protege o sigilo médico-paciente é tradicional, e dita que as informações do prontuário, que podem incluir até mesmo os exames, é pautada na guarda de prontuários médicos. Além disso, o prontuário é um instrumento de armazenagem de informação precisa, para que assim o médico possa realizar o melhor e mais adequado tratamento possível. 

Por isso, a guarda de prontuários médicos é tão importante para o funcionamento do consultório. Também ajuda a atender os pacientes em revisão, ou seja, da segunda consulta em diante. É uma forma de observar constantemente a evolução de um paciente.

Veja a seguir o que são prontuários médicos e como devem ser guardados, qual o prazo da guarda de prontuários médicos em arquivo e a quais pessoas é permitido o acesso. Aprenda a importância deste documento e qual é a maneira correta de manuseá-lo para extrair os melhores benefícios dessa marca.

O que são os prontuários médicos?

Prontuários médicos constituem um documento, onde existe um conjunto de informações acerca de um paciente. O prontuário deve ser individual e totalmente confidencial, pois é a forma escrita e gráfica de toda informação que um paciente cede em consultório. Além disso, é o conjunto de outros documentos, como laudos e receitas médicas.

Nos prontuários médicos estão contidas informações, tais quais os dados referentes à pessoa do paciente, como nome, sobrenome, idade, gênero. Também são incluídas a evolução médica diária, nos casos onde o paciente passa pela internação. Além disso, são relatadas a evolução da enfermagem e de outros profissionais assistentes. 

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Fonte/Reprodução: original

Nos prontuários também são guardadas informações de exames, consultas, descrições de cirurgia, fichas relacionadas com anestesia, de atendimento ambulatorial ou de emergência, boletins médicos e folhas de observação médica.

A prática do diagnóstico, bem como do tratamento do paciente, depende do acúmulo e da organização sistemática de informações. Em termos mais informais, a guarda de prontuários médicos funciona como um grande compilado de dados investigativos. Quanto mais o médico sabe sobre o seu paciente, mais perto estará do tratamento adequado. 

O que torna o prontuário médico em uma ferramenta extremamente útil é a quantidade de informações em um local só. Hoje em dia, esse compilado de dados centrais torna-se ainda mais preciso, pois os médicos já podem contar com a versão eletrônica de guarda de prontuários. Trata-se do prontuário eletrônico do paciente.

Antigamente, os prontuários eram todos em papel, o que gerava não apenas a exigência de um espaço de armazenamento maior, como o risco da perda de informações vitais.

Se um médico precisa requerer uma informação que já lhe foi passada, mas que não possui mais em registro, essa falha acaba retardando o tempo de consulta e prejudicando o diagnóstico e a preparação do tratamento. 

Como devem ser guardados os prontuários médicos?

Uma vez compreendida a necessidade e o valor destes documentos, é preciso verificar qual é a forma correta de realizar a guarda de prontuários médicos eletrônicos. Esse tipo de prontuário é mais eficaz, mas recebe uma atenção indesejada dos criminosos cibernéticos que buscam roubar informações de pacientes para vendê-las no mercado negro.

Infelizmente, boa parte das instituições médicas e os próprios profissionais ainda não utilizam ferramentas digitais para proteger os dados dos pacientes. Algumas providências devem ser tomadas para que a guarda de prontuários médicos seja segura.

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O primeiro passo é estabelecer uma ferramenta de gerenciamento de dados que os proteja por criptografia. Mas ao invés de tornar os dados acessíveis de qualquer computador ou dispositivo com internet, é melhor centralizar as informações em um único sistema. Isso traz segurança e facilidade na operação.

O segundo passo na guarda de prontuários médicos é implementar políticas para que o sistema de gerenciamento de dados seja utilizado. Isso porque um sistema pode ser complexo e induzir aos erros para quem não o conhece. 

Ao estabelecer políticas de uso, isto é, regras gerais com base na utilidade cotidiana e previsão de algumas eventualidades, é possível prevenir erros que podem prejudicar as informações ou até mesmo perdê-las.

O processo de guarda de prontuários médicos possui um terceiro passo, oferecer o suporte para que as políticas de segurança sejam viáveis. De nada adianta estabelecer regras sem oferecer os meios de as cumprir. É necessário investir em sistemas bons, com criptografia, VPN, segurança em mensagens de texto e formas de reverter perdas de dados. 

Por fim, é necessário investir em treinamento. O componente humano sempre prevalece no que diz respeito à gestão de dados. É preciso treinar os funcionários para lidar com o sistema, seu suporte e suas políticas. Se por um lado a máquina deve receber atenção, por outro as pessoas também merecem este cuidado, para que o trabalho seja integrado, eficaz e seguro.

Qual prazo de guarda de prontuários médicos em

arquivo?

Em termos técnicos e legais, a guarda de prontuários médicos é para sempre, em consultórios, clínicas e hospitais. Todas as informações devem ser armazenadas em caráter permanente. No caso dos prontuários de papel, estes devem ser armazenados por até 20 anos antes de serem digitalizados, arquivados eletronicamente em meio óptico ou microfilmados. 

O prazo de 20 anos para a guarda de prontuários médicos físicos foi instituído pelo Conselho Federal de Medicina.

Quem tem acesso aos prontuários médicos?

Sem jamais deixar de lembrar que os prontuários médicos são caracterizados pela confidencialidade, é importante salientar quem são aqueles que podem ver o que contém nestes documentos. 

Somente o médico e o paciente podem ter acesso aos prontuários, de uma forma primária. No entanto, em caso de um dever legal, o médico pode revelar as informações contidas no prontuário sem o consentimento do paciente. Isso também cabe ao documento da ficha médica.

Já quando são os familiares que realizam o pedido para verificar o prontuário, ao médico é proibido fazê-lo, a não ser que haja uma autorização expressa do paciente. Em casos de óbito, onde o médico necessita revelar a causa mortis para a sua própria defesa, o prontuário pode ser revelado a uma autoridade competente. 

Onde buscar a digitalização de prontuários médicos?

Atualmente, a melhor forma de fazer a guarda de prontuários médicos é através dos softwares, sistemas e empresas de gestão. O serviço, significa um trabalho muito custoso, ainda mais quando se considera a rotina de uma clínica médica ou consultório. 

De forma a trazer liberdade, segurança e praticidade para as práticas administrativas, a Diginotas oferece a digitalização e organização de prontuários médicos. 

Com anos de experiência e mais de 500 clientes satisfeitos, a Diginotas é uma empresa já buscada por muitos médicos e gestores de clínicas, para lidar de forma inteligente com tantos dados e trazer toda a segurança para os mesmos.

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