É fundamental otimizar o escritório de modo a ter um melhor desempenho. A unidade de todo ambiente de trabalho em um escritório é o dado, ou seja, a informação, que pode ser de qualquer natureza, a depender da necessidade e atribuição. Conforme um escritório cresce, o volume de dados acompanha essa ascensão e a consequência disso é o acúmulo de documentos.
Por sua vez, uma quantidade imensa de informação gera muita papelada. Mesmo após a transformação digital, o número de arquivos é abundante. Confundir-se em meio aos dados, ou, em casos mais severos, perder algumas informações, arquivos ou documentos importantes pode significar prejuízos de tempo e dinheiro.
Logo, a questão de otimizar o escritório mostra-se uma necessidade. Mas, isso não se aplica apenas para os grandes locais de trabalho, nos quais muitas pessoas trabalham e muitos dados transitam. Essa também é uma realidade para escritórios menores.
O que define a qualidade de um escritório não é o seu tamanho, mas a capacidade de eficiência de gestão de dados. Em última análise, otimizar o escritório, para que seu desempenho seja melhor e mais rápido, implica em organizá-lo de forma que todos os funcionários possam ter as melhores condições de trabalho possíveis.
Confira a seguir qual é o maior problema na rotina de um escritório e como resolvê-lo. Saiba o que pode ser feito para otimizar o escritório de forma rápida, inteligente, com menor emprego de energia.
Qual é o maior problema dos escritórios?
Sem dúvida, o problema que gera mais estresse em um escritório é a gestão de documentos. Isso ocorre porque quando não há um bom sistema de organização, as informações não possuem um destino correto. É comum guardar um documento em uma pasta que deveria ser de outro, por exemplo.
Organizar todas as documentações é o passo crucial para o otimizar o escritório. Isso não significa meramente “guardar” os documentos. Em primeiro lugar, a imagem mental de um armário cheio de caixas, que no que lhe concerne estão cheias de pastas, é o senso comum, mas, de fato, está longe do escritório ideal.
Armazenar os documentos de forma que possam ser vistos e bem utilizados, ou seja, disponíveis, revela o quanto não otimizar o escritório pode ser um problema sério, que acarreta prejuízos para a empresa.
A própria natureza de cada documento pede por uma gestão aprimorada. Basta entender que, só de documentos básicos, um escritório conta com contratos, folhas de pagamento, notas fiscais, extratos e recursos humanos. Como otimizar o escritório quando há tantos dados diferentes com os quais lidar?
Cada uma dessas “pastas” deve abrigar os documentos respectivos, com respeito da padronização e do conhecimento prévio da frequência em que são usados. Somente a observância desses dois critérios já auxilia para que os funcionários não se percam no momento em que precisarem acessar a documentação requerida.
Como organizar as papeladas de um escritório?
Uma vez compreendido o quanto não otimizar o escritório pode ser um caminho problemático, o qual só faz a produtividade diminuir com o tempo, é preciso saber qual direção tomar para resolver a questão.
É interessante diferenciar os conceitos de “arrumação” com o de “organização”. O primeiro diz respeito ao aspecto estético, já o segundo alude ao que é funcional. Um escritório organizado é um local que funciona para todos trabalharem. Em geral, a organização documental mostra seus elementos.
- Lógica de organização
- Documentos facilmente encontrados
- Facilidade de armazenamento
- Documentos protegidos
- Documentos de identificação imediata
Perceba que a organização pode ser estética. Afinal, trabalhar num local arrumado também incentiva a produtividade. Porém, se a estética for desprovida de organização funcional, não vale de nada, isso não é otimizar o escritório.
Também vale ressaltar que os escritórios cujos funcionários partilham documentos em espaço digital, precisa muito de organização. Afinal, pode acontecer de duas pessoas mexerem no mesmo arquivo e fazerem cópias. Disso restará um arquivo atualizado, outro não. E como fazer para gerir isso?
Ademais, nos tempos de hoje, a simples abundância de dados requer a digitalização dos documentos, bem como sistemas, softwares, que possam realizar esse trabalho. Dessa forma, outro fator importante fará parte da realidade do escritório: automação de tarefas.
O processo de organização de documentos pela via digital pode ser trabalhoso. Logo, é necessário contar com a ferramenta ou plataforma correta para realizar essa tarefa de primeira ordem. Para lidar com isso, existe a Diginotas.
O que é a Diginotas?
A Diginotas é uma plataforma de serviços de gestão integrada de processos e documentos por meio da tecnologia ECM (Enterprise Content Management), que lida em gerir todos os conteúdos empresariais, e que é mais avançada do que GED. A Diginotas proporciona uma real organização para otimizar o escritório.
A partir de hospedagem nos maiores e mais seguros datacenters do mundo, a Diginotas vem com um método de gestão de documentos para escritórios, com adequação nas políticas de segurança que a sua empresa necessita.
Uma das grandes vantagens dessa plataforma é a acessibilidade e o input dos registros, de forma que a equipe interna chegue ao momento onde estará confiante para lidar com a nova gestão de com autonomia.
A importância do serviço da Diginotas em escritórios
Existe ainda a necessidade de alguns documentos físicos, porém, é inegável que o papel é um material extremamente vulnerável às eventualidades, acidentes e até mesmo condições de armazenamento inadequadas. Ainda que a cópia física seja guardada, é valioso ter uma cópia digital.
A Diginotas realiza todo o serviço de digitalização, o que economiza tempo para empresas de qualquer categoria. O processo pode ser demorado se realizado pelos próprios funcionários, que podem até deixar de desempenhar suas funções originais para atender à digitalização.
Sem mencionar que novos documentos surgem todos os dias, portanto o déficit entre o que foi ou não digitalizado impede que o escritório funcione de forma máxima.
Ademais, a maior vantagem da digitalização é a disponibilidade de todos os dados em um computador. Por meio da tecnologia ECM, é possível não apenas visualizar, mas cruzar dados entre setores, de maneira inteligente, para assim, otimizar o escritório como nunca antes.
Redimensionar o escritório é bom?
Quando se fala de otimizar o escritório, redimensionar é um caminho sempre cogitado e não é à toa, pois se refere a modificar o local de trabalho sem grandes reformas, apenas recobrar espaços “mortos” ao remover documentos físicos que já foram digitalizados.
Um espaço onde há uma abundância de armários, caixas e pastas certamente tem aparência de má organização. Sem contar que poderia ser um espaço preenchido por pessoas em fluxo de trabalho, ao invés de papel estático.
Otimizar o escritório com inteligência envolve “enxugá-lo” de documentos que podem ser descartados, pois já expirou o seu uso, e abrir espaços através da digitalização. Por óbvio, um computador ocupa bem menos espaço do que um ou mais armários. Ao fazer essa mudança simples, é possível empregar mais pessoas e acomodá-las melhor.
Redimensionar para otimizar faz com que o nível de satisfação e produtividade do corpo de funcionários aumente. Torna-se, de fato, uma agradável consequência da digitalização de arquivos.
Após entender a importância de se otimizar o escritório, a próxima fase é ir no caminho certo, rumo à digitalização, organização de conteúdo empresarial, com segurança e eficácia e respeitando a legislação apropriada. Estruturar o fluxo de informação de documentos também é essencial para que se tenha um escritório otimizado. É tudo isto que fazemos para melhorar sua eficiência, segurança e compliance. Diginotas.com
