Muitas vezes, é necessário autenticar documentos importantes por diversos motivos. Isso porque é algo cobrado em diferentes situações burocráticas ou quando não se quer portar documentos originais na diária ou em viagens, por exemplo. A autenticação de documentos ocorre justamente para oferecer ao cidadão essa facilidade e segurança.
Entretanto, ao mesmo tempo, existem dúvidas recorrentes acerca desta prática: para que servem as autenticações? São realmente necessárias? Se sim, como é possível realizá-las? Para sanar todas essas questões, este artigo responderá algumas perguntas mais recorrentes sobre autenticações, inclusive quanto custam e quando devem ser feitas.
O que é autenticação de documentos?
Basicamente, a autenticação de documentos é a emissão de uma declaração que indica que os documentos em questão são fidedignos e válidos, logo, eles podem ser usados com a mesma validade dos documentos originais.
Antigamente, a autenticação era feita somente em cartórios, entretanto, com a modernização e tecnologia vigentes, autenticar documentos tornou-se uma prática muito mais simples e cômoda para qualquer cidadão.
Dessa forma, com documentos autenticados, qualquer pessoa (que seja titular dos originais) pode utilizá-los para o que mais precisar sem que tenha que carregar as versões originais consigo o tempo todo.
Por que é importante autenticar documentos?
Muitas vezes, ocorre de um indivíduo ser assaltado ou furtado e, consequentemente, ter seus documentos levados no processo ou simplesmente perdê-los e não conseguir achá-los novamente. Isso gera toda uma procura para tirar documentos novos, que levam a diversas burocracias e muita espera, visto que documentos são importantes em diversas ocasiões.
Entretanto, para facilitar a vida dos cidadãos, a autenticação de documentos surgiu: dessa forma, não é mais necessário que se ande com as documentações originais na carteira, nas bolsas ou mochilas: as cópias autenticadas podem ser usadas com a mesma validade que os originais e, em caso de perda, o documento original estará seguro.
Assim, evita-se toda a dor de cabeça de ter que tirar outros documentos originais, bem como o pagamento de tarifas que acompanham a emissão de segundas vias. É uma forma de se manter seguro e, ao mesmo tempo, portar dados importantes consigo.
Quando é indicado autenticar documentos?
Existem diversas situações que permitem a autenticação de documentos e que são válidas para motivos também diversos, como por exemplo:
- É importante autenticar documentos quando se adquire um imóvel;
- Quando há abertura de contas bancárias;
- Quando ocorre a constituição de empresas.
- Quando se matricular em instituições públicas ou ser efetivado em cargos públicos.
Além disso, há outros documentos que podem ser autenticados, como o Registro Geral (famoso RG), necessário para quase tudo o que se faz e um dos documentos mais fáceis de se perder por aí.
Como ocorre o processo de autenticar documentos?
Para autenticar documentos, existem duas formas: a clássica, que ocorre ao ir ao cartório, e a mais moderna, que ocorre totalmente online. Basicamente, o cidadão deverá levar seus documentos a um cartório, que assinará e carimbará aquele documento e, assim, ele terá a mesma validade e legalidade que o original.
Importante ressaltar que para tornar o processo de autenticação de documentos viável, é necessário reconhecer firma, que corresponde a uma assinatura pessoal do cidadão. De forma online, ela equivale à assinatura digital, muito importante para o mesmo processo, caso o usuário deseje fazê-lo através da internet.
Existem documentos que não podem ser autenticados?
Assim como existem documentos que podem ser autenticados, existem aqueles que não podem ou mesmo situações que impedem que determinados documentos passem pela autenticação. No caso dos que não podem ser autenticados:
- Documentos que estejam em língua estrangeira: só podem ser autenticados caso acompanhem traduções realizadas por um tradutor público, que comprove a legalidade desta tradução;
- Documentos de Pessoas Jurídicas (PJ) que sejam assinados por gerentes: pois quem pode assinar documentos empresariais são somente aqueles que tiverem poder estipulado em contratos sociais;
- Documentos que ofendam a honra de terceiros ou as leis: documentos ofensivos não podem ser autenticados, já que tudo é estipulado por lei;
- Papéis em branco ou inconsistentes: isso porque não é possível comprovar sua legalidade, mesmo que as partes em branco sejam poucas e inutilizadas.
Ainda, existem aquelas situações, como mencionado, que podem atrapalhar a autenticação de documentos. São elas:
- Quando documentos são rasurados ou possuem integridade comprometida;
- Documentos que rasurados, adulterados, que contenham corretivo, que sejam raspados ou deteriorados por solventes;
- Que sejam escritos a lápis ou letras ilegíveis;
- Os que forem emitidos online sem assinatura ou carimbo do órgão responsável pela emissão.
Ao saber de todas essas informações, o cidadão poderá se programar com antecedência para que seus documentos estejam devidamente válidos para que as cópias autenticadas sejam aceitas e legalmente amparadas.
Quanto custa para autenticar documentos?
O valor de cada cópia autenticada têm a tendência de sofrer algumas alterações de acordo com o que for estipulado pelos Governos Estaduais, logo, cada um dos estados pode possuir valores diferentes, por isso, vale a consulta.
Contudo, a média de preços costuma ser bem baixa, especialmente atualmente: R$ 3,99, que pode flutuar a R$ 5,00 por folha.
Autenticar documentos presencialmente
Para autenticar documentos de maneira presencial, é necessário que o cidadão compareça a um cartório com o documento original em mãos. Lá, o tabelião é o responsável por assegurar que este documento a ser autenticado é original e, portanto, válido. Assim, a cópia será assinada e carimbada e passará a valer tal qual a original.
Para ficar mais claro, segue o passo a passo da autenticação de documentos:
- É necessário tirar uma cópia do documento em questão e, na própria cópia, atestar que ela é idêntica ao original;
- Assim, o escrevente irá conferir a cópia, junto ao documento original, e, caso tudo confira, a cópia receberá um selo, que será carimbado e assinado e, depois, valerá como se fosse original.
Importante ressaltar que, na hora da conferência, é necessário que o documento original esteja em mãos, assim poderá ser feita a comparação para que o processo seja autorizado e validado. Outra informação é de que não se tira uma cópia autenticada a partir de uma cópia, somente do documento original.
Autenticar documentos de forma online
Como dito anteriormente, hoje em dia é possível autenticar documentos de forma online, que é uma maneira de ajudar o cidadão e facilitar todo o processo burocrático enfrentado por ele ao ter que se dirigir a um cartório físico. Para isso, basta que a autenticação seja feita através da plataforma e-notariado, pertencente à Central Notarial de Certificação Digital (Cenad).
Através dela, é possível tanto autenticar documentos quanto desmaterializar a autenticação, portanto, é uma forma bastante versátil de lidar com a situação. Contudo, para realizar a autenticação online, o usuário precisa tirar um certificado digital, que é gratuito, ao comparecer a um tabelionato de sua preferência com identidade e comprovante de residência em mãos.
Depois de adquirir o certificado, existem duas vias: se o documento for digital, basta enviá-lo por e-mail para autenticação. Entretanto, se for físico, é necessário digitalizá-lo antes. Assim, a plataforma enviará esse documento para o tabelião, que avaliará seu conteúdo e, posteriormente, entregará o documento autenticado ao titular.
Rápido e fácil, autenticar documentos nunca foi tão simples! Agora que já foi explicado tudo sobre autenticação de documentos, por onde fazer, como realizar e até quanto custa, fica bem mais fácil procurar os melhores meios para deixar as cópias autenticadas sempre em mãos em caso de necessidade.
