É preciso guardar documentos de funcionários, independentemente de qual for, e os prazos para arquivamento variam de caso para caso. Alguns possuem um prazo de 10 anos, outros 30 anos e alguns são indefinidos, portanto, a empresa precisa ter em vista armazenar os documentos para gerar total segurança para os funcionários e claro, à empresa.
Por que a empresa deve guardar documentos de
funcionários?
Para evitar problemas trabalhistas, uma vez que os colaboradores da empresa podem ajuizar ações ao perderem definitivamente o vínculo laboral. É possível requerer pelos cinco últimos anos trabalhados na empresa.
O empregador, caso seja acusada em processos trabalhistas, deverá possuir alguns documentos que comprovem o que ocorreu no período mencionado pelo ex-colaborador, para que dessa maneira, se evite perder na disputa judicial.
Evite os problemas fiscais
Caso a empresa evite guardar documentos de funcionários, saiba que corre risco de sofrer uma fiscalização, onde será exigido alguns documentos e caso não estejam em posse da empresa, haverá um problema ainda maior: o pagamento de multas pela falta de armazenagem ou extravio de documentos
Traz segurança
Guardar documentos dos funcionários do modo correto trará total segurança à sua empresa, seja no aspecto fiscal, trabalhista ou financeiro, sem contar com outros problemas ligados diretamente com um gerenciamento ruim de documentos.
O tempo será otimizado no setor de Recursos Humanos (RH), pois não haverá nenhuma necessidade de encontrar documentos em um amontoado de outros arquivos, pois todos estarão arquivados devidamente em seus respectivos espaços.
Por quanto tempo a empresa pode guardar documentos
de funcionários?
Dependerá dos documentos em questão e da situação, porém é recomendável serem arquivados durante um prazo de 10 anos e devem estar inclusos as folhas de pagamento e outros registros eletrônicos. No caso do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), precisa guardá-lo por cerca de 30 anos.
Existem outros documentos que não possuem um prazo específico para ser dispensado, que seria o caso do livro de empregados e contrato de trabalho, por conta dos benefícios da Previdência Social. Os documentos apenas deixam de ser obrigatórios a partir do momento em que a empresa envia os dados ao eSocial. Confira outros documentos que precisam ser armazenados:
- tributário: precisam ser guardados por cinco anos;
- trabalhista: cinco anos com data indeterminada, conforme o contrato trabalhista, livro ou a ficha de registro do funcionário contratado pela empresa.
Atualmente, as empresas têm a opção de guardar e fazer a busca de documentos através do armazenamento em nuvem, que é costumeiramente feito online. Somente se torna essencial que os arquivos digitais sejam guardados no momento correto e sempre manter uma cópia de segurança para possíveis imprevistos que ocorram.
Quais documentos a empresa deve guardar?
Os documentos de funcionários que precisam ser guardados seriam o FGTS, tributários, trabalhistas e previdenciários, que contam com fichas de registros, contrato de trabalho e livro de empregados.
Estes documentos precisam manter-se na empresa por alguns anos, de modo que evite qualquer tipo de problemas com funcionários que lá não exercem mais suas funções. Para trazer maior segurança, conforto e comodidade, além de poupar um excelente tempo, a empresa poderá optar por outras maneiras de arquivamento de documentos. Confira outros documentos trabalhistas que precisam ser guardados:
- Comprovante e Guia da Previdência Social (GPS): 5 anos;
- Salário-maternidade: 5 anos;
- Salário família: 10 anos.
Será importante guardar documentos de funcionários durante os prazos citados, porque dessa maneira, a empresa se isenta de qualquer problema que possa ocorrer futuramente. Procure realizar a digitalização de todos para garantir melhor a proteção das informações contidas em cada documento.
O tempo de trabalho será otimizado e os colaboradores terão mais prazer para realizar suas funções devidamente, sem se preocupar com o possível extravio de informações. A empresa conseguirá fluir de maneira organizada e agradável para todos.
O que são os Documentos trabalhistas?
Estes documentos são simplesmente rescisões contratuais, cadastros de vale-transporte, declarações de termo e responsabilidade, que possuem um período para serem armazenados na empresa e possuírem suas devidas cópias de modo a evitar extravio seja por um ‘delete’ sem querer ou perda na própria empresa.
Como a empresa deve guardar documentos de
funcionários?
Para guardar documentos de funcionários de forma correta, a empresa precisa estar atenta. Procure compreender os prazos corretos de cada documento para evitar jogá-los fora. Evite guardar documentos que não possuam nenhuma relevância, e permita os documentos corretos serem armazenados de um modo devido, seja por nuvem ou através de pastas em armários.
Fazer um inventário
Realizar o inventário significa classificar devidamente os documentos físicos ou digitais, que a depender do volume pode causar uma certa burocracia na parte interna da empresa e consumir mais tempo. Portanto, opte por um sistema eficiente e traga mais facilidade para realizar este procedimento em sua empresa.
Digitalizar documentos
Digitalizar os arquivos impede que sejam danificados com o passar dos anos, sem contar que, com grandes quantidades de papéis se torna mais complicado encontrar os documentos necessários. Guardar documentos de funcionários por digitalização será a melhor solução para mantê-los arquivados em um espaço mais seguro.
Definir quem pode ou não ter acesso aos documentos
Documentos impressos ou digitais precisam ser guardados em lugares seguros e, por este motivo, será importante decidir um local específico para guardá-los devidamente. Após decidir o local mais apropriado para guardá-los, convoque os colaboradores mais seguros da empresa para realizarem os devidos manuseios, somente quando realmente houver necessidade, além de manter os documentos íntegros e seguros.
Organização de documentos de acordo com assunto
A prática de guardar documentos de funcionários por assunto e em ordem é uma das melhores e mais eficientes medidas. Registros contábeis, guias sobre o recolhimento de tributos e balanços precisam ser armazenados conforme a data de criação do documento, categoria e de preferência, em pastas diferentes.
Guardar documentos de funcionários é uma prática que precisa ser imposta em todas as empresas, para evitarem dessa maneira problemas judiciais que poderiam ser simplesmente evitados apenas ao arquivar corretamente cada informação em seu lugar específico.
Outra parte importante de se guardar documentos de funcionários, se dá pela digitalização, que permanecerão em meio digital e poderão ser consultados com mais facilidade, assim que qualquer problema ocorrer, além de haver outras cópias que garantirão total segurança da própria empresa. Sem contar que a atual legislação igualou os documentos físicos aos documentos digitalizados, facilitando a gestão dos mesmos.
O empresário deve recorrer a um inventário muito bem montado e arquitetado, para conseguir ter total controle das informações postas em cada arquivo, como: o que é, data, de quem era e por quanto tempo deverá permanecer na empresa. Atualmente, a tecnologia OCR traz grande agilidade na hora de pesquisar documentos por palavras chaves.
Este é um dos principais motivos para se fazer um breve estudo de como usar inventários e privilegiar os colaboradores e a própria empresa.
Conclui-se que guardar documentos de funcionários é de fundamental importância dentro de uma empresa, e desta maneira, cabe aos colaboradores cuidarem e protegerem estes dados, para garantir um melhor desempenho para o grupo.
