Antes de tudo, o arquivamento de documentos deve ocorrer com frequência em todas as empresas, o que significa apenas que, para evitar a perda de relatórios ou qualquer outra informação sobre um cliente, ou funcionário, é necessário a implantação de um sistema de arquivamento.
Então confira abaixo tudo que você precisa saber sobre quais são os documentos que precisam ser arquivados e qual é o tempo mínimo de arquivamento.
O que significa arquivamento de documentos?
Primeiramente, o arquivamento de documentos é um processo no qual se armazena com total segurança e por muito tempo qualquer tipo de arquivo. As informações podem ser utilizadas em algum momento futuro, porém, deverão permanecer armazenadas até que o cronograma final se complete.
Nota-se que o arquivamento de documentos, pode ser feito de muitas maneiras distintas e em diversos dispositivos. Inclusive, eles poderão ter maiores finalidades, como: contrato de todos os clientes, documentos da contabilidade e documentos que circulam internamente.
O arquivamento de documentos, por mais que possa assustar muitos empresários, se mostrou muito mais eficaz do que permanecer preso dentro de uma gaveta para ocupar um espaço que poderia ser utilizado de outra maneira no escritório.
Quais os documentos que precisam ser guardados por
quantos anos?
Documentos como comprovantes de pagamento devem ser guardados por cinco anos, e estão inclusos o IPTU e IPVA, sem contar o DARFS. Notas fiscais de todos os produtos adquiridos ou serviços, precisam ser guardados tanto pelo prazo de garantia, como para evitar qualquer tipo de problema.
Todos os documentos que possuem prazo de arquivamento indeterminado, poderão ser solicitados em qualquer hora por todos os auditores fiscais do Ministério do Trabalho e Previdência Social.
Documentos sobre o afastamento de funcionários devem ser guardados durante dois anos, e isso inclui o aviso prévio, termos de rescisão contratual e pedidos de demissão. No caso dos documentos de contratação de funcionários, possui tempo indeterminado, e dois documentos devem ser arquivados: contrato de trabalho e ficha na qual contém os registros do funcionário.
Por que as empresas precisam arquivar documentos?
O arquivamento de documentos se tornou muito mais do que necessário para que possa haver um gerenciamento de informações e entregar um maior controle de todos os processos para as empresas.
Quanto mais a empresa cresce, mais dados são criados e necessitam de um gerenciamento muito bem feito e monitorado, de modo que seja utilizado corretamente. Se uma empresa não deseja instalar o sistema de arquivamento de documentos, poderá criar um problema desagradável.
Sobretudo, dados que evitam ser arquivados, se tornam praticamente impossíveis de encontrar e dar a devida proteção, o que significa em outras palavras, que ficarão inacessíveis para todos os funcionários da empresa. Isso afeta de maneira negativa todas as funções e negócios tanto dos empregados quanto da própria empresa.
Confira benefícios para o arquivo de documentos se tornar rotina na
empresa
Compreender que caso opte por não realizar o arquivamento de documentos no repositório central, todos os arquivos serão perdidos para sempre.
Um funcionário possui poucas chances de excluir ou extraviar por acidente algum documento. Mesmo que isso ocorra, ainda é possível recuperar as informações, no entanto, leva tempo, custa um bom valor e nem sempre volta a ser o que era antes, ou seja, não será 100% do que era antes.
O arquivamento de dados dá a possibilidade para que os funcionários consigam recuperar todas as informações pelo backup, sem precisar de ajuda de outras pessoas.
É importante compreender que o arquivamento de documentos é necessário por motivos legais. Diversas empresas possuem o costume de jogar fora por acidente determinados documentos que deveriam ser mantidos.
Através de um sistema eficaz de arquivamento de documentos, estará garantido que toda a agenda de retenção da empresa seja cumprida, mesmo que não haja conhecimento dos funcionários sobre as agendas.
Outro ponto importante no arquivamento de documentos, se dá pela segurança muito maior, além de evitar violação de dados e demais ataques cibernéticos. Registros nos papéis são alvos fáceis de pessoas má intencionadas, que simplesmente podem furtar o documento. A produtividade interna aumenta, uma vez que facilita por inteiro o gerenciamento de todas as informações que são importantes para desenvolver atividades da empresa.
Quanto tempo um documento deve ser arquivado?
Armazenar os documentos do modo correto é viável para que a empresa consiga funcionar bem, além de garantir que os funcionários trabalhem melhor ao invés de perder tempo para arquivar uma quantidade desnecessária de papéis.
Nota-se que o tempo para o armazenamento de cada arquivo pode variar, ou seja, no caso do Imposto de Renda, seria arquivado por no máximo 5 anos. Além disso, a empresa deve guardar os documentos de todos os funcionários durante 30 anos, aqui no Brasil. No entanto, há determinados documentos que podem possuir um prazo mais curto, algo de três ou cinco anos.
Qual o prazo legal para guardar documentos?
A princípio, o prazo médio para o arquivamento de documentos no Brasil é de 30 anos, no entanto, há outros documentos que precisam ser mantidos arquivados por tempo indeterminado. Documentos tributários, no caso de guias de recolhimento, livros e notas fiscais, declarações que foram entregues ao Fisco e demais documentos contábeis, precisam ser guardados sempre.
Se por algum motivo a empresa não armazenar os documentos necessários, haverá grandes chances de levar multa por não ter apresentado os devidos comprovantes para a fiscalização. Inclusive, estar com certos documentos em falta, fará com que a empresa se complique ainda mais seja nas fiscalizações ou processos judiciais.
Qual o prazo mínimo para guardar contratos?
De antemão, saiba que o arquivamento de documentos tributários devem ser guardados durante cerca de 5 anos, com relação à decadência e prescrição, já citados no artigo 173 e 174, do Código Tributário Nacional (CTN).
Para as contribuições da previdência, existe uma norma que dá o prazo de dez anos. Consta no artigo 103-A da Lei n° 8.213/1991 que é fixo o prazo do segurado ou futuros beneficiários que deverão ser revisados.
No Brasil, o período costuma variar por conta do tipo do arquivo. Por exemplo, todos os documentos relativos ao FGTS deverão ser guardados durante 30 anos.
Se munir com muitas informações sobre o arquivamento de documentos, é interessante, pois dessa maneira não haverá qualquer tipo de problemas futuros no qual precise de algum tipo de documento e simplesmente não o possua mais, por ter sido jogado fora por engano ou extraviado.
Note que, o desempenho na empresa por parte dos funcionários aumenta rapidamente, pois quando há organização no ambiente de trabalho, é possível ver toda a equipe em harmonia sem se preocupar em encontrar uma papelada em sua responsabilidade, pois está no sistema de arquivos da empresa.
O que todos os empresários desejam, acima de tudo, é ter uma empresa muito mais organizada, com funcionários que cumpram suas obrigações e claro, tenha todos os arquivos guardados no lugar correto para quando precisar, encontrar rapidamente. Além de claro, conseguir melhor utilizar o espaço ao remover enormes gavetas com documentos, e evitar que estes sejam rasurados com manchas de café, amassados ou orelhas.
Faça as alterações necessárias para conseguir ver as melhorias em sua empresa, sem ter necessidade de despedir nenhum funcionário por mau desempenho, que se dá justamente pela desorganização causada por muita papelada acumulada em um mesmo lugar.
