Quanto tempo devo guardar documentos da empresa

Um homem está segurando a documentação.

Guardar documentos é uma das principais atividades na administração de empresas. Físicos ou digitais, os documentos precisam ser gerenciados de modo que sejam localizados quando preciso.

Um homem está segurando a documentação.
Imagem: original – Diginotas

Ao considerar a importância de guardar documentos, os responsáveis por isso têm uma grande dúvida, por quanto tempo é necessário mantê-los armazenados?

Todos os documentos, precisam ser guardados por determinado tempo, principalmente os referentes aos recursos humanos, tributários e contábeis da empresa. Continue a leitura para compreender mais a respeito da necessidade de guardar documentos e o tempo que eles devem ser guardados.

Por que guardar documentos da sua empresa?

A documentação é a base e o escudo de uma empresa e precisa ser guardada e organizada com a maior eficiência possível. Pois seus documentos podem ser requeridos nas mais diversas situações, como em uma auditoria ou ação judicial, entre outras.

Ação trabalhista

Ao sair de uma empresa, de acordo com o artigo onze da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), todos os empregados que se sentirem injustiçados têm direito à ação trabalhista. O empregado ou ex-empregado pode reclamar contra a empresa na justiça, ocasião em que ela necessitará dos documentos dos últimos cinco anos para se defender.

Auditorias

Empresas também podem ser alvo de auditorias privadas, nos casos de incorporação, fusão ou disputas entre sócios e até dos cônjuges dos sócios, em processos de separação matrimonial ou alimentos para os filhos.

Nessas questões, os documentos contábeis da empresa passam a ter muita importância, mesmo para as empresas do Simples Nacional ou Lucro Presumido, pois o que estará em questão são os resultados financeiros auferidos, que habitualmente são divergentes da realizada documental nesses regimes tributários, onde os débitos pouco influenciam nas obrigações tributárias da empresa.

Fiscalizações

As fazendas, nas 3 esferas do governo, atuam hoje principalmente de forma eletrônica, conferindo as obrigações das empresas conforme os números das movimentações realizadas nos portais de notas eletrônicas, confrontando com as entregues por seus contadores. Qualquer equívoco entre as informações ou falha no adimplemento das obrigações geram indisponibilidade na emissão das certidões pela União, Estados e Municípios, obrigando a empresa a apresentar documentos para a regularização fiscal.

Além da questão tributária, há diversos documentos como registros, licenças e outorgas emitidas pelos órgãos governamentais que controlam e regulam atividades específicas. Da simples licença de funcionamento, ao controle das atividades que envolvem saúde, alimentos ou impacto ambiental, são muitos os documentos que precisam estar organizados, válidos e devidamente preservados para garantir o bom funcionamento da empresa.

É válido mencionar também que quando a empresa é acusada com a utilização da ação trabalhista, que é direito do trabalhador, ela precisa comprovar tudo o que aconteceu nesse período em que o funcionário trabalhou. Sem os arquivos de todos os documentos de até os cinco anos anteriores a essa ação judicial, o fracasso na disputa legal final, por parte da empresa, pode ocorrer tempo no RH da empresa, pois ela não irá precisar procurar algum documento em um monte de arquivos.

Como se deve guardar documentos corretamente?

Na maioria das empresas, os documentos são mantidos tanto de forma física como na nuvem. Algumas empresas optam pelas duas formas ou optam só por uma delas, porém é importante lembrar que ambas necessitam de cuidados especiais.

O homem está segurando sua documentação gigante.
Imagem: original – Diginotas

Os documentos em nuvem devem ser guardados em locais com senha, nos quais apenas pessoas específicas possam acessar, como os responsáveis por arquivá-los ou chefes de setor, por exemplo, assim o arquivamento se torna seguro.

Como guardar documentos físicos? 

Os documentos físicos devem ser guardados em pastas específicas, próprias para arquivos e com identificação do seu conteúdo de forma sistematizada, ou seja, precisam ser arquivados. Além disso, o local não deve conter umidade ou exposição à luz excessiva, pois esses fatores podem deteriorar as páginas com maior facilidade. 

Após a escolha do local, também é importante escolher funcionários especializados para organizar e manter o sistema de organização e identificação dos documentos. Independente do modo de arquivamento dos documentos, faz-se necessária a criação de inventários, para separar os arquivos e facilitar a localização desses quando for necessário. 

Para que esse inventário seja feito é necessário que se crie um sistema padronizado para que os arquivos sejam separados por datas e tipos de arquivo, de modo a organizar e facilitar no momento de busca dos documentos.

Por quanto tempo é possível guardar documentos da empresa?

O tempo para guardar documentos depende da área referente ao documento. No caso de documentos trabalhistas, é recomendado que sejam guardados por até dez anos, em alguns casos, como a folha de pagamento salarial e os registros eletrônicos. 

Em outros casos, como os registros do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), é recomendado que os documentos sejam guardados por trinta anos.

Ressalte-se que, em alguns casos, em razão da concessão de benefícios previdenciários, os empresários devem manter certificados por tempo indeterminado alguns documentos, como livros de contas de funcionários e contratos de trabalho. 

Porém, para empresas que precisam enviar dados para o eSocial, esse tipo de documento não é mais necessário, pois os dados já estarão salvos no Sistema de Escrituração Digital do Governo Federal. Confira como guardar documentos específicos abaixo.

Como guardar documentos previdenciários e trabalhialhistas

Os documentos previdenciários e trabalhistas devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos. Documentos como o contrato de trabalho e o livro de contas devem ser guardados por tempo indeterminado. Essas variações ocorrem por diversos fatores e também podem variar de empresa para empresa, abaixo estão documentos específicos e como eles devem ser guardados.

Como guardar documentos de sistemas e folhas de pagamento

Esses documentos referentes a sistemas e folhas de pagamento devem ser guardados de cinco a dez anos, a depender também do caso e do tipo de empresa. Eles podem ser guardados até por um período superior a esse, pois a comprovação de que os pagamentos foram feitos pode ser requerida além desse período.

Além disso, devem estar em bom estado de conservação, por isso é preciso que o local seja seguro e organizado. Assim, como o seu acesso necessita ser restrito e controlado, para evitar perdas e desorganização das informações armazenadas.

Como guardar documentos tributários

Documentos tributários organizados e guardados ajudam a manter uma boa gestão e, assim, diminuem as complicações com os órgãos de fiscalização. Dentre eles estão: 

  • CNPJ;
  • Alvará;
  • Contrato Social;
  • Licença da Vigilância Sanitária;
  • Inscrição Estadual e Municipal, dentre outros.

É importante guardar todos esses documentos em local que não possa ser apagado, no caso dos documentos armazenados em nuvem, ou que não possam ser destruídos, no caso dos documentos físicos. É essencial que esses documentos sejam mantidos por, no mínimo, cinco anos dentro da empresa, para fins de fiscalização.

Como guardar documentos de afastamento

Os documentos de afastamento, assim como as folhas de pagamento, devem ser mantidos arquivados na empresa de cinco a dez anos. É importante guardá-los em ambiente seguro, seja ele físico ou virtual, para impedir que eles se deteriorem ou sejam excluídos de alguma forma, pois a ausência desses documentos pode gerar complicações judiciais.  

Demais documentos que podem ser guardados

Existem vários documentos que são de grande importância guardar por anos, cada um com uma quantidade diferente de anos. Dentre esses documentos estão: 

  • Atestados médicos; 
  • Pedidos de demissão; 
  • Acordo de compensação e prorrogação; 
  • Os relacionados ao imposto de renda e exames médicos; 
  • Recibos de abono salarial e abono de férias; 
  • Vale transporte, dentre outros.

Todos esses podem conter informações importantes, em um período de tempo vigente, e, portanto, devem ser guardados com segurança. 

Documentos físicos x documentos na nuvem

É necessário que os documentos, ao invés de serem só guardados, sejam arquivados para economizar tempo e, assim, evitar contratempos. Dessa forma, aplica-se um sistema de identificação e organização já mencionado anteriormente. Uma grande dúvida dos empresários é a maneira correta de guardar e a maior dúvida está entre guardar os documentos de forma física ou guardá-los na nuvem.

Uma moça está confusa com tanta documentação.
Imagem: original – Diginotas

Guardar os documentos de modo físico garante que eles não sejam apagados sem querer ou que desapareçam dos arquivos da nuvem por algum motivo voluntário ou involuntário. Porém, para armazenar os documentos físicos de maneira correta, é importante tomar alguns cuidados, como pastas adequadas e ambiente de arquivamento sem umidade e luz solar excessiva.

Os documentos digitalizados e arquivados em nuvem possuem o diferencial de não necessitar de um local físico para armazenar, ou seja, menos espaço na empresa ocupado por documentos em excesso. Apesar de correr o risco de ser apagado, manter os documentos na nuvem é mais seguro em relação à deterioração que as condições físicas podem causar no documento físico.

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