Quanto tempo leva para digitalizar os documentos de uma empresa?

Quanto tempo leva para digitalizar os documentos de uma empresa

O processo de digitalização de documentos é cada vez mais buscado, afinal, segundo o ramo de atuação, é muito comum uma empresa ter que lidar com grandes quantidades de documentos em papel. Vários tipos de movimentações são realizadas tendo como base registros físicos, como assinatura de contratos, cópias de documentos de identificação, certidões negativas de débito, etc.

Nesse contexto, é normal haver o acúmulo de papel. Por causa disso, é interessante pensar no processo de digitalização de documentos, prática que pode ajudar bastante no gerenciamento, no armazenamento e no acesso a esse material. 

Isso melhora o controle de documentos de uma maneira geral e, consequentemente, facilita a execução de tarefas que têm eles como base. A ideia desse procedimento é muito simples e consiste em digitalizar papéis de diversos tipos, ou seja, pegar um documento físico e transformá-lo em um arquivo digital. 

Esse conceito se diferencia de documentos que nascem no próprio ambiente virtual. No caso destes, apesar de também possuírem a tipologia de arquivos virtuais, eles não passam pela digitalização de fato.

Existem etapas específicas que devem ser seguidas para que o processo de digitalização de documentos seja realizado de maneira eficaz. Veja mais sobre esse processo a seguir! 

Conheça as etapas de digitalização de documentos: ganhe qualidade e tempo

Entre os principais objetivos do processo de digitalização de documentos estão, sem dúvida, a melhoria da organização dos dados armazenados nos bancos da empresa, a agilidade de acesso a essas informações (algo que é possibilitado pelo ambiente virtual), a diminuição de custos com papel e impressora e, também, a redução do impacto ambiental que é normalmente ocasionado com a utilização de folhas de papel.

Conheça as etapas de digitalização de documentos ganhe qualidade e tempo
Fonte/Reprodução: original

Mas, para tudo isso acontecer de fato e a digitalização de documentos não se transformar em um procedimento supérfluo e sem bons resultados, é importante seguir determinados passos. São eles que garantem a funcionalidade do trabalho, as melhorias no serviço prestado pela empresa e a diminuição do tempo gasto gerenciando os papéis.

A digitalização de documentos é apenas o escaneamento?

O processo de digitalização de documentos não consiste apenas em escanear o papel para gerar uma cópia virtual dele. Não se trata de “fotografar” o papel para armazená-lo em algum computador. Na verdade, existe mais complexidade no procedimento.

Na digitalização, o documento é transformado em um tipo de arquivo que pode ser inserido em programas de busca, por exemplo. Ele ganhará uma espécie de identidade virtual, um código binário, que pode ser usado para seu gerenciamento.

Apenas colocar os papéis em uma máquina de scanner e ligá-la não garante que o processo de digitalização de documentos aconteça de fato.

Quais são as etapas da digitalização de documentos?

As etapas listadas a seguir devem ser seguidas para que a digitalização de documentos seja bem executada. Cada uma delas tem sua importância e nenhuma pode ser pulada. Veja como fica essa divisão.

Planejar

Etapa importante em qualquer contexto, o planejamento também é imprescindível no trabalho de digitalização de documentos. Nesse caso, é preciso ficar atento a questões específicas como, por exemplo: de que forma deve ser realizada a captura dos documentos, onde eles serão armazenados (se os servidores locais dão conta ou se é preciso contratar um serviço externo), qual sistema será usado para acessar os documentos depois que eles forem armazenados, etc.

Além disso, também pode ser pensado que tipo de codificação os documentos precisam receber quando forem digitalizados e qual o esquema de armazenamento será utilizado. Ter em mente essas e outras questões antes de iniciar a digitalização propriamente pode facilitar bastante o trabalho e evitar também complicações futuras, como problemas no gerenciamento e pesquisa dos arquivos, por exemplo. O planejamento é essencial.

Organizar a documentação

Essa etapa está diretamente associada à anterior. A organização, de certa forma, é uma extensão do planejamento, a diferença é que aqui os esforços devem ser concentrados principalmente na preparação da digitalização dos documentos. Antes de iniciar a digitalização dos documentos propriamente, é necessário separá-los e organizá-los.

O ideal é agrupar e separar todo o material que deve ser digitalizado em temas ou em categorias. Isso facilita na hora de executar a digitalização, que a torna mais ágil. É nessa etapa também que devem ser realizados tratamentos relacionados à higienização dos documentos. Elementos como grampos e clipes devem ser removidos (com cuidado para não rasurar o documento).

Digitalização dos documentos

Aqui é onde efetivamente a digitalização de documentos acontece. É nessa etapa que os documentos devem ser colocados nas máquinas de scanner para que sejam feitas as suas versões digitalizadas e para que estas possam ser armazenadas virtualmente.

O tipo de maquinário usado nesta operação varia conforme o tamanho dos papéis e de como o documento deve ser armazenado (sua resolução, tamanho em arquivo, etc.).

De toda forma, é nesse momento que o trabalho principal acontece e onde os documentos, de fato, passam a ter uma versão digital.

Controle de qualidade

Para ter certeza de que o trabalho tenha sido bem executado, é necessário verificar a qualidade dos documentos armazenados. Possíveis rasuras, dobras no papel, presença de sujeira ou de algum grampo, ou clipe que foram esquecidos no processo de higienização, podem comprometer a excelência do serviço.

Por esse motivo, é fundamental verificar, com calma e com atenção aos detalhes, documento a documento para procurar possíveis defeitos. Isso é o controle de qualidade, e é o que garantirá a legibilidade desses arquivos, bem como sua boa definição.

Indexação

Após efetuar a digitalização de documentos e de atestar que os documentos estão em boa qualidade, chegou a hora de indexar os arquivos, ou seja, criar um índice com eles e organizá-los para que possam ser acessados posteriormente. Esse é o último passo antes da entrega do acervo digitalizado.

Diferentes técnicas podem ser usadas aqui, mas, no geral, é comum dividir os documentos digitalizados por meio de marcadores com nomes, datas, tipos, seções, entre outras coisas que facilitam a busca posteriormente.

Disponibilização

Depois de separados, limpos, digitalizados e organizados na forma de índice, os documentos podem ser entregues para serem acessados. Aqui, é interessante que exista um mecanismo, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, para que o acervo esteja acessível facilmente.

Como empresas de digitalização de documentos podem ajudar na gestão de informação e armazenamento?

Existem empresas específicas que têm como foco de atuação a digitalização de documentos diversos e sua organização para outras companhias. Esse tipo de negócio é cada vez mais comum, uma vez que a sociedade, em seus diferentes âmbitos, está cada vez mais digital, e que nos últimos anos as atividades profissionais das diversas áreas passam por mudanças na sua estrutura.

Como empresas de digitalização de documentos podem ajudar na gestão de informação e armazenamento
Fonte/Reprodução: original

Essas empresas executam todas as etapas, citadas acima, do processo de digitalização de documentos. Existem muitas no mercado, mas uma das que mais se destaca é a Diginotas. Em ação desde 2002, a marca possui grande lastro de atuação e experiência acumulada, o que faz com que o feedback dos clientes seja extremamente positivo.

Se você procura a organização e gerenciamento de documentos para sua empresa, não deixe de conhecer a Diginotas. No site oficial da empresa é possível conferir com calma quais são os serviços disponíveis e qual a sua forma de atuação.

De toda forma, organizar a papelada de sua empresa é muito importante, não negligencie isso. Essa prática pode fazer toda a diferença na hora de agilizar os processos da companhia, além de garantir que informações relevantes não sejam perdidas.

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