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DigitalizaĆ§Ć£o de documentos: Entenda como funciona, para que serve e diferentes tipos

  • Foto do escritor: Arthur Martins
    Arthur Martins
  • 7 de fev.
  • 3 min de leitura

A digitalizaĆ§Ć£o de documentos Ć© um processo essencial para empresas que desejam otimizar a gestĆ£o documental, reduzir custos e aumentar a seguranƧa das informaƧƵes. Mas como exatamente funciona esse processo?


Vamos detalhar como a Diginotas, uma empresa especializada, realiza a digitalizaĆ§Ć£o de documentos com seguranƧa e eficiĆŖncia.



Como funciona o processo de DigitalizaĆ§Ć£o na Diginotas?


O processo da DiginotasĀ segue um fluxo organizado em 10 etapas para garantir qualidade e rastreabilidade em cada documento digitalizado.


1. Fotos

Para iniciar, solicitamos imagens do acervo documental. O cliente deve fotografar o arquivo, armĆ”rios e gavetas, registrando os documentos da forma como estĆ£o armazenados: avulsos, em pastas ou caixas. Isso nos ajuda a dimensionar o volume do material.


2. OrƧamento

Com base nas imagens enviadas, estimamos a quantidade de folhas e elaboramos uma proposta detalhada para coleta, preparo e digitalizaĆ§Ć£o dos documentos, com entrega final em arquivos PDF.


3. Embalagem e coleta

Nossa equipe coleta os documentos e os embala, se necessƔrio. Um inventƔrio detalhado Ʃ feito para garantir que cada documento possa ser rastreado em todas as etapas do processo.


4. Transporte

Os documentos sĆ£o transportados para nossa central de digitalizaĆ§Ć£o pela mesma equipe que fez a coleta, garantindo cuidado e seguranƧa do inĆ­cio ao fim.


5. Recebimento e inspeĆ§Ć£o

Ao chegar Ć  central, a equipe inspeciona os documentos e verifica se estĆ£o de acordo com o inventĆ”rio inicial, registrando sua transferĆŖncia para a equipe de digitalizaĆ§Ć£o. Isso garante total rastreabilidade.


6. PreparaĆ§Ć£o dos documentos

Antes de digitalizar, removemos grampos, clipes, dobras e outros elementos que possam prejudicar o escaneamento.


7. Escaneamento dos documentos

Os documentos passam por scanners de alta resoluĆ§Ć£o, garantindo qualidade e legibilidade.


8. Controle de qualidade

Cada imagem Ć© revisada para garantir que esteja nĆ­tida e sem falhas. Caso um documento nĆ£o atenda aos padrƵes de qualidade, ele Ć© digitalizado novamente.


9. Reciclagem segura

Com os documentos digitalizados e armazenados, os papĆ©is fĆ­sicos podem ser descartados de forma segura. A Diginotas realiza a fragmentaĆ§Ć£o e reciclagem ecologicamente correta, garantindo a seguranƧa das informaƧƵes.


10. Armazenamento e compartilhamento

Por fim, os documentos digitalizados ficam disponƭveis em nossa nuvem segura, permitindo acesso rƔpido e prƔtico sempre que necessƔrio.




Para que serve a DigitalizaĆ§Ć£o de Documentos?


A digitalizaĆ§Ć£o de documentos traz uma sĆ©rie de benefĆ­cios para empresas e profissionais:


  • Preserva informaƧƵes valiosas: Documentos importantes ficam protegidos contra perdas, danos ou deterioraĆ§Ć£o.

  • Acesso rĆ”pido: Localize qualquer arquivo de forma instantĆ¢nea com sistemas de busca digital, eliminando a necessidade de procurar manualmente em arquivos fĆ­sicos.

  • Economia de espaƧo: Reduza ou elimine arquivos fĆ­sicos, liberando espaƧo no escritĆ³rio.

  • Sustentabilidade: Menos desperdĆ­cio de papel e mais responsabilidade ambiental.

  • Produtividade: FuncionĆ”rios gastam menos tempo buscando documentos e mais tempo em atividades produtivas.




Diferentes tipos de DigitalizaĆ§Ć£o


Existem diferentes formas de digitalizar documentos, que variam conforme a necessidade e o volume de material:


1. DigitalizaĆ§Ć£o domĆ©stica

Pessoas fĆ­sicas e pequenas empresas podem digitalizar documentos usando:


  • Celular: Aplicativos como Adobe Scan, CamScannerĀ e o Google DriveĀ permitem digitalizar arquivos rapidamente.

  • Impressoras Multifuncionais: A maioria das impressoras modernas oferece funĆ§Ć£o de escaneamento.


2. DigitalizaĆ§Ć£o profissional

Empresas especializadas, como a Diginotas, atendem grandes volumes de documentos, garantindo:


  • Qualidade superiorĀ com scanners de alta resoluĆ§Ć£o.

  • OrganizaĆ§Ć£o e seguranƧa.

  • Acesso rĆ”pido e compartilhamento em nuvem.


Se sua empresa precisa digitalizar documentos com eficiĆŖncia e seguranƧa, conte com a Diginotas! Entre em contato e descubra como podemos ajudar.

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