Digitalização de documentos: Entenda como funciona, para que serve e diferentes tipos

A digitalização de documentos é um processo essencial para empresas que desejam otimizar a gestão documental, reduzir custos e aumentar a segurança das informações. Mas como exatamente funciona esse processo?

Vamos detalhar como a Diginotas, uma empresa especializada, realiza a digitalização de documentos com segurança e eficiência.

Como funciona o processo de Digitalização na Diginotas?

O processo da Diginotas segue um fluxo organizado em 10 etapas para garantir qualidade e rastreabilidade em cada documento digitalizado.

1. Fotos

Para iniciar, solicitamos imagens do acervo documental. O cliente deve fotografar o arquivo, armários e gavetas, registrando os documentos da forma como estão armazenados: avulsos, em pastas ou caixas. Isso nos ajuda a dimensionar o volume do material.

2. Orçamento

Com base nas imagens enviadas, estimamos a quantidade de folhas e elaboramos uma proposta detalhada para coleta, preparo e digitalização dos documentos, com entrega final em arquivos PDF.

3. Embalagem e coleta

Nossa equipe coleta os documentos e os embala, se necessário. Um inventário detalhado é feito para garantir que cada documento possa ser rastreado em todas as etapas do processo.

4. Transporte

Os documentos são transportados para nossa central de digitalização pela mesma equipe que fez a coleta, garantindo cuidado e segurança do início ao fim.

5. Recebimento e inspeção

Ao chegar à central, a equipe inspeciona os documentos e verifica se estão de acordo com o inventário inicial, registrando sua transferência para a equipe de digitalização. Isso garante total rastreabilidade.

6. Preparação dos documentos

Antes de digitalizar, removemos grampos, clipes, dobras e outros elementos que possam prejudicar o escaneamento.

7. Escaneamento dos documentos

Os documentos passam por scanners de alta resolução, garantindo qualidade e legibilidade.

8. Controle de qualidade

Cada imagem é revisada para garantir que esteja nítida e sem falhas. Caso um documento não atenda aos padrões de qualidade, ele é digitalizado novamente.

9. Reciclagem segura

Com os documentos digitalizados e armazenados, os papéis físicos podem ser descartados de forma segura. A Diginotas realiza a fragmentação e reciclagem ecologicamente correta, garantindo a segurança das informações.

10. Armazenamento e compartilhamento

Por fim, os documentos digitalizados ficam disponíveis em nossa nuvem segura, permitindo acesso rápido e prático sempre que necessário.

Para que serve a Digitalização de Documentos?

A digitalização de documentos traz uma série de benefícios para empresas e profissionais:

• Preserva informações valiosas: Documentos importantes ficam protegidos contra perdas, danos ou deterioração.

• Acesso rápido: Localize qualquer arquivo de forma instantânea com sistemas de busca digital, eliminando a necessidade de procurar manualmente em arquivos físicos.

• Economia de espaço: Reduza ou elimine arquivos físicos, liberando espaço no escritório.

• Sustentabilidade: Menos desperdício de papel e mais responsabilidade ambiental.

• Produtividade: Funcionários gastam menos tempo buscando documentos e mais tempo em atividades produtivas.

Diferentes tipos de Digitalização

Existem diferentes formas de digitalizar documentos, que variam conforme a necessidade e o volume de material:

1. Digitalização doméstica

Pessoas físicas e pequenas empresas podem digitalizar documentos usando:

• Celular: Aplicativos como Adobe Scan, CamScanner e o Google Drive permitem digitalizar arquivos rapidamente.

• Impressoras Multifuncionais: A maioria das impressoras modernas oferece função de escaneamento.

  
  

2. Digitalização profissional

Empresas especializadas, como a Diginotas, atendem grandes volumes de documentos, garantindo:

• Qualidade superior com scanners de alta resolução.

• Organização e segurança.

• Acesso rápido e compartilhamento em nuvem.

  
  

Se sua empresa precisa digitalizar documentos com eficiência e segurança, conte com a Diginotas! Entre em contato e descubra como podemos ajudar.