O maior desafio de um DPO não é a multa, é o pedido de um titular

Introdução

Quando se fala em LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a primeira preocupação que vem à mente de gestores e executivos costuma ser a multa. Afinal, as penalidades podem chegar a milhões de reais, comprometendo seriamente a saúde financeira de qualquer empresa.

Mas, na prática, o maior medo de um DPO (Data Protection Officer) não é a multa em si. É algo mais simples, mas igualmente arriscado: não conseguir responder a um pedido de titular dentro do prazo legal.

Um simples e-mail ou formulário enviado por um cliente, paciente ou colaborador pode se transformar em um verdadeiro pesadelo corporativo se os dados estiverem desorganizados.

O DSAR como prova de fogo da LGPD

Um Data Subject Access Request (DSAR) — ou solicitação de acesso do titular — é o momento em que a LGPD deixa de ser teoria e passa a ser prática.

O titular dos dados pode perguntar:

• “Quais informações vocês têm sobre mim?”

• “Como meus dados estão sendo utilizados?”

• “Quero que meus dados sejam excluídos.”

Na teoria, isso parece simples. Na prática, o DPO muitas vezes se depara com um cenário caótico:

• Dados espalhados em planilhas que ninguém atualiza.

• Informações em e-mails antigos sem padronização.

• Caixas de arquivos físicos guardadas em salas esquecidas.

• Sistemas de gestão que não se comunicam entre si.

O resultado? Retrabalho, estresse e risco real de descumprimento da lei.

O prazo legal não espera

Segundo a LGPD, as empresas têm prazos curtos para responder às solicitações de titulares. Não cumprir esses prazos pode configurar infração, sujeita a sanções administrativas e danos à imagem corporativa.

Isso significa que não basta ter os dados guardados. É preciso ser capaz de localizá-los rapidamente, organizá-los de forma clara e entregá-los com segurança.

E é aqui que entra o verdadeiro diferencial competitivo: a governança documental.

Governança Documental: o que muda para o DPO

Sem governança, os dados são um amontoado de arquivos. Com governança, eles se tornam um patrimônio organizado, acessível e auditável.

Três elementos são fundamentais:

1. Governança Documental

Organizar documentos físicos e digitais em um acervo estruturado, com indexação, padronização e controle de ciclo de vida.

2. Rastreabilidade

Saber exatamente quem acessou, quando e o que fez com determinado documento ou dado. Isso garante transparência e segurança em auditorias.

3. Controle de Acesso

Definir permissões claras: quem pode ver, editar ou excluir informações. Esse é o coração do compliance em relação à LGPD.

Por que o DSAR é o verdadeiro teste de maturidade em LGPD

Um DPO pode ter políticas bem escritas, relatórios detalhados e apresentações impecáveis para a diretoria. Mas, no momento em que chega um pedido de titular, tudo isso só vale se a empresa conseguir responder rápido e com precisão.

O DSAR é a prova de fogo porque ele mostra, na prática, se a empresa está preparada ou apenas no discurso.

• Se os dados estão organizados: resposta em horas ou dias.

• Se os dados estão desorganizados: semanas de correria, retrabalho e risco.

O impacto do DSAR mal gerido

1. Risco Jurídico

Não responder dentro do prazo pode gerar autuações e processos judiciais.

2. Perda de Confiança

O titular que não recebe uma resposta clara perde a confiança na empresa. Isso impacta a reputação e pode afastar clientes.

3. Custos Ocultos

Cada hora gasta por advogados, TI e RH tentando encontrar dados em planilhas e arquivos físicos representa um custo real para o negócio.

O papel da Diginotas na gestão de DSARs

A Diginotas ajuda empresas a transformar esse desafio em processo fluido e seguro. Com mais de 15 anos de experiência em digitalização e governança documental, a empresa oferece soluções que permitem:

• Transformar documentos físicos e digitais em acervos organizados e padronizados.

• Indexar informações com metadados, facilitando buscas rápidas.

• Garantir rastreabilidade e trilhas de auditoria, essenciais para comprovar conformidade.

• Estabelecer controles de acesso, assegurando que apenas pessoas autorizadas visualizem determinados dados.

• Integrar documentos a sistemas corporativos (ERP, CRM, GED), eliminando silos de informação.

Assim, quando chega um pedido de titular, o DPO pode responder sem estresse e sem risco.

Exemplo prático: o pedido que virou alívio

Imagine um hospital que recebe o pedido de um paciente:📩 “Quero saber quais dados vocês têm sobre mim.”

Sem governança documental, esse pedido gera caos: prontuários em papel, dados em planilhas de RH, exames em sistemas distintos. A equipe perde dias tentando consolidar tudo.

Com a solução da Diginotas, o cenário muda:

• Em segundos, os prontuários digitalizados aparecem.

• Os metadados permitem localizar exames rapidamente.

• A trilha de auditoria garante segurança e transparência.

Resultado: o pedido é respondido dentro do prazo legal, com clareza e confiança.

Conclusão

O maior medo de um DPO não é a multa. É falhar no momento em que o titular exerce seu direito de acesso.

Um simples pedido pode revelar o grau real de conformidade da empresa com a LGPD. Por isso, investir em governança documental, rastreabilidade e controle de acesso não é opcional: é a base para uma operação segura e em conformidade.

Na prática, isso significa menos estresse, menos risco e mais confiança — tanto para o DPO quanto para a empresa como um todo.

👉 E na sua organização: os documentos estão prontos para o próximo pedido de titular?

FAQs – Perguntas Frequentes sobre DSAR e LGPD

1. O que é um DSAR na prática?É uma solicitação formal do titular de dados pedindo acesso, correção ou exclusão de suas informações pessoais.

2. Qual o prazo para responder a um DSAR segundo a LGPD?O prazo pode variar, mas geralmente deve ser atendido em até 15 dias.

3. Qual a maior dificuldade das empresas no cumprimento de DSARs?A falta de organização e integração entre sistemas e arquivos físicos.

4. Como a governança documental ajuda no DSAR?Ela garante que os dados estejam indexados, rastreáveis e acessíveis em segundos, evitando retrabalho.

5. O que acontece se uma empresa não cumprir um DSAR?Além de multas, a empresa pode sofrer danos à imagem e perda de confiança dos clientes.