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Qual a diferença entre escanear e digitalizar?

Em um mundo cada vez mais digital, é comum que termos como “escanear” e “digitalizar” sejam vistos como sinônimos. No entanto, embora relacionados, esses processos possuem diferenças significativas que impactam diretamente na gestão e organização de documentos. Compreender essas diferenças é essencial para empresas que buscam otimizar seus processos e investir na transformação digital.



O que significa escanear?


Escanear é o processo de capturar uma imagem de um documento físico e transformá-la em um arquivo digital, como PDF ou JPEG. A função principal é criar uma cópia fiel ao documento original, preservando sua aparência visual.


Um exemplo clássico é o escaneamento de uma fatura ou contrato. Ao escanear, você tem um arquivo digital que reflete exatamente o que estava no papel, mas não permite editar ou buscar por palavras no conteúdo do arquivo.


Características do escaneamento:

  • Gera arquivos estáticos (imagem digital).

  • Reproduz o visual exato do documento físico.

  • Não permite edição ou busca textual sem tecnologias adicionais.



O que é digitalizar?


Digitalizar é o processo de converter arquivos físicos em digitais. Eu sei, você deve estar pensando “mas isso não é a mesma coisa que escanear?”


Não exatamente, vamos lá.


Digitalizar é um procedimento mais complexo, que deve atender às exigências legais. A digitalização certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner com o certificado digital, trazendo assim validade jurídica.


Esse processo garante que o documento digitalizado atenda a todos os requisitos mínimos previstos no Decreto 10.278, que regulamenta a digitalização de documentos públicos e privados no Brasil.


Isso significa que um documento digitalizado pode substituir legalmente o original em papel, desde que respeite essas normas.



Características da digitalização:

  • Cria documentos pesquisáveis e editáveis.

  • Certifica os documentos digitais com validade jurídica.

  • Garante maior acessibilidade e usabilidade.



Diferença entre escanear e digitalizar

Embora escanear seja parte do processo de digitalização, as duas ações têm propósitos distintos:

Aspecto

Escanear

Digitalizar

Resultado final

Imagem digital do documento

Documento pesquisável e estruturado

Validade jurídica

Não

Sim

Usabilidade

Apenas visualização

Edição, busca e organização

Aplicabilidade

Arquivos de referência visual

Gestão de informações



Qual opção escolher para sua empresa?


A escolha entre escanear e digitalizar depende do objetivo da empresa. Para organizações que precisam apenas de uma cópia digital de documentos para arquivamento, escanear pode ser suficiente. No entanto, empresas que buscam otimizar processos e gerenciar informações de forma eficiente devem investir na digitalização.


Por exemplo, um escritório de contabilidade pode escanear notas fiscais para armazenamento, mas, ao digitalizá-las, torna o processo de busca e consulta muito mais ágil e eficiente.



Benefícios de digitalizar documentos

  1. Acesso rápido: Localize informações em segundos buscando por palavras específicas

  2. Segurança: Proteja dados sensíveis com criptografia e backups.

  3. Conformidade legal: Atenda às exigências da LGPD com organização estruturada.

  4. Redução de custos: Minimize o uso de espaço físico e recursos.


Como a Diginotas pode ajudar?


Na Diginotas, somos especialistas em digitalização de documentos e gestão de informações. Com tecnologias de ponta, garantimos que seus documentos não apenas sejam convertidos em arquivos digitais, mas também organizados de maneira a otimizar seus processos.


Seja para escanear ou digitalizar, temos soluções personalizadas que atendem às necessidades da sua empresa. Entre em contato e descubra como podemos ajudar!

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