Em um mundo cada vez mais digital, é comum que termos como “escanear” e “digitalizar” sejam vistos como sinônimos. No entanto, embora relacionados, esses processos possuem diferenças significativas que impactam diretamente na gestão e organização de documentos. Compreender essas diferenças é essencial para empresas que buscam otimizar seus processos e investir na transformação digital.
O que significa escanear?
Escanear é o processo de capturar uma imagem de um documento físico e transformá-la em um arquivo digital, como PDF ou JPEG. A função principal é criar uma cópia fiel ao documento original, preservando sua aparência visual.
Um exemplo clássico é o escaneamento de uma fatura ou contrato. Ao escanear, você tem um arquivo digital que reflete exatamente o que estava no papel, mas não permite editar ou buscar por palavras no conteúdo do arquivo.
Características do escaneamento:
Gera arquivos estáticos (imagem digital).
Reproduz o visual exato do documento físico.
Não permite edição ou busca textual sem tecnologias adicionais.
O que é digitalizar?
Digitalizar é o processo de converter arquivos físicos em digitais. Eu sei, você deve estar pensando “mas isso não é a mesma coisa que escanear?”
Não exatamente, vamos lá.
Digitalizar é um procedimento mais complexo, que deve atender às exigências legais. A digitalização certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner com o certificado digital, trazendo assim validade jurídica.
Esse processo garante que o documento digitalizado atenda a todos os requisitos mínimos previstos no Decreto 10.278, que regulamenta a digitalização de documentos públicos e privados no Brasil.
Isso significa que um documento digitalizado pode substituir legalmente o original em papel, desde que respeite essas normas.
Características da digitalização:
Cria documentos pesquisáveis e editáveis.
Certifica os documentos digitais com validade jurídica.
Garante maior acessibilidade e usabilidade.
Diferença entre escanear e digitalizar
Embora escanear seja parte do processo de digitalização, as duas ações têm propósitos distintos:
Aspecto | Escanear | Digitalizar |
Resultado final | Imagem digital do documento | Documento pesquisável e estruturado |
Validade jurídica | Não | Sim |
Usabilidade | Apenas visualização | Edição, busca e organização |
Aplicabilidade | Arquivos de referência visual | Gestão de informações |
Qual opção escolher para sua empresa?
A escolha entre escanear e digitalizar depende do objetivo da empresa. Para organizações que precisam apenas de uma cópia digital de documentos para arquivamento, escanear pode ser suficiente. No entanto, empresas que buscam otimizar processos e gerenciar informações de forma eficiente devem investir na digitalização.
Por exemplo, um escritório de contabilidade pode escanear notas fiscais para armazenamento, mas, ao digitalizá-las, torna o processo de busca e consulta muito mais ágil e eficiente.
Benefícios de digitalizar documentos
Acesso rápido: Localize informações em segundos buscando por palavras específicas
Segurança: Proteja dados sensíveis com criptografia e backups.
Conformidade legal: Atenda às exigências da LGPD com organização estruturada.
Redução de custos: Minimize o uso de espaço físico e recursos.
Como a Diginotas pode ajudar?
Na Diginotas, somos especialistas em digitalização de documentos e gestão de informações. Com tecnologias de ponta, garantimos que seus documentos não apenas sejam convertidos em arquivos digitais, mas também organizados de maneira a otimizar seus processos.
Seja para escanear ou digitalizar, temos soluções personalizadas que atendem às necessidades da sua empresa. Entre em contato e descubra como podemos ajudar!
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