Gestão de Contratos: O Documento que Você Não Encontra Pode Custar Milhões

Introdução

O contrato que ninguém encontra é o contrato que pode custar milhões. E não é exagero.

Imagine a seguinte cena:

• Um prazo de renovação automática que passa despercebido.

• Uma cláusula de rescisão que ninguém consegue localizar a tempo.

• Uma auditoria em que o contrato certo simplesmente não aparece.

O problema não é “perder” um contrato.É perder dinheiro, credibilidade e tempo.

No jurídico interno de qualquer organização — seja em empresas privadas, bancos, hospitais ou órgãos públicos — a informação precisa estar pronta para ser usada.

E é aí que entra a importância da gestão documental aplicada à gestão de contratos.

Por que contratos mal geridos são um risco invisível

Durante muito tempo, os contratos foram guardados em pastas, caixas e arquivos físicos.

Em tese, isso passava uma sensação de controle. Mas, na prática, significa:

• Dificuldade de acesso: encontrar um documento pode levar horas ou dias.

• Risco jurídico: prazos e cláusulas podem ser ignorados por falta de acesso.

• Insegurança: documentos físicos estão sujeitos a perda, extravio, incêndio ou enchente.

• Problemas com a LGPD: sem rastreabilidade de acesso, a empresa fica vulnerável a sanções.

Um contrato que não aparece no momento certo pode custar milhões em multas, processos ou perdas comerciais.

Gestão de contratos na prática: o que precisa mudar

Não basta apenas guardar contratos — seja em papel ou digitalizados de forma desorganizada.

Para gerar valor real, eles precisam ser:

1. Localizáveis em segundos

Com metadados e indexação, cada contrato pode ser encontrado por:

• Nome da empresa contratada

• CNPJ

• Objeto do contrato

• Datas (assinatura, vencimento, renovação)

  
  

Isso elimina a busca manual e garante que o jurídico consiga responder a qualquer solicitação de forma imediata.

2. Padronizados com metadados

Um contrato digitalizado sem metadados é apenas um PDF “morto”.

Com metadados, ele ganha estrutura e inteligência, permitindo:

• Busca rápida por palavras-chave

• Agrupamento por categorias (clientes, fornecedores, tipos de contrato)

• Integração com sistemas jurídicos e de ERP

  
  

3. Seguros e auditáveis para a LGPD

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) exige rastreabilidade:

• Quem acessou o contrato

• Quando acessou

• O que foi feito com ele

Sem auditoria e controle de acessos, o risco de violação é enorme.

Com a governança documental, cada ação fica registrada, garantindo segurança jurídica e conformidade regulatória.

Os custos invisíveis da má gestão de contratos

Muitas empresas acreditam que basta “ter o contrato guardado”. Mas o custo invisível da desorganização é alto.

1. Perda de tempo

Advogados internos e gestores desperdiçam horas procurando documentos que deveriam estar a um clique de distância.

2. Multas e processos

Um contrato de fornecimento que renova automaticamente sem revisão pode gerar perdas milionárias.

3. Perda de credibilidade

Durante auditorias e processos judiciais, não apresentar documentos em tempo hábil compromete a imagem da empresa.

4. Ineficiência operacional

Áreas de compras, jurídico, financeiro e compliance deixam de tomar decisões rápidas por falta de informação acessível.

Como a Diginotas transforma a gestão de contratos

Na Diginotas, ajudamos áreas jurídicas e corporativas a transformar o caos documental em governança real.

Nosso processo envolve:

• Digitalização inteligente: contratos físicos são convertidos em PDFs pesquisáveis e padronizados.

• Indexação e metadados: cada documento ganha estrutura para ser encontrado em segundos.

• Governança documental: trilhas de auditoria, controle de acessos e versionamento.

• Integração com sistemas corporativos: GED, ERP e softwares jurídicos passam a ter contratos organizados e confiáveis.

Benefícios diretos para a área jurídica

Quando os contratos são digitalizados e organizados de forma estratégica, a área jurídica ganha:

• Velocidade: contratos acessíveis em segundos.

• Redução de riscos: prazos e cláusulas sob controle.

• Decisões melhores: baseadas em informações confiáveis.

• Compliance: aderência à LGPD e outras regulamentações.

• Menos estresse: fim da busca interminável em arquivos físicos ou digitais despadronizados.

Estudo de caso (hipotético, baseado em cenários reais)

Uma grande empresa do setor financeiro enfrentava problemas recorrentes em auditorias. Sempre que um contrato era solicitado, a busca manual consumia horas ou dias.

Após a implantação do sistema de gestão documental da Diginotas:

• 95% dos contratos passaram a ser localizados em menos de 1 minuto.

• O tempo gasto em auditorias reduziu em 70%.

• Os riscos de multas e não conformidade diminuíram drasticamente.

  
  

Esse exemplo ilustra como a digitalização com governança documental não é custo, mas investimento estratégico.

O papel estratégico da governança documental

A governança documental vai além da simples digitalização.

Ela garante que os documentos tenham:

• Organização lógica (por tipo, área, data).

• Rastreabilidade completa (quem acessou, quando e por quê).

• Segurança jurídica (conformidade com leis e normas).

• Acesso inteligente (informação na hora certa para a pessoa certa).

  
  

Isso significa transformar contratos em ativos estratégicos, e não em passivos de risco.

Conclusão: você encontraria um contrato de 2018 em 30 segundos?

A pergunta prática é simples:

👉 Se o diretor da sua empresa pedisse hoje um contrato assinado de 2018, você encontraria em 30 segundos?

Se a resposta for não, é hora de repensar sua gestão de contratos.

Com a Diginotas, o caos documental dá lugar à governança, trazendo:✔️ Mais velocidade✔️ Menos riscos✔️ Mais confiabilidade nas decisões

Afinal, o contrato que você não encontra pode custar milhões.

FAQs – Perguntas Frequentes sobre Gestão de Contratos

1. Digitalizar contratos garante validade jurídica?Sim, desde que o processo siga padrões reconhecidos, como ICP-Brasil, e respeite requisitos legais de arquivamento.

2. É possível integrar contratos digitalizados ao ERP ou GED da empresa?Sim. A Diginotas realiza integrações com diversos sistemas corporativos, garantindo fluxo de trabalho contínuo.

3. Qual o maior risco de não digitalizar contratos?Perda de prazos, multas contratuais, problemas em auditorias e descumprimento da LGPD.

4. Como funcionam os metadados em contratos?Eles são dados estruturados que permitem localizar contratos por critérios como partes envolvidas, datas ou objeto contratual.

5. Quanto tempo leva para organizar um acervo jurídico?Depende do volume, mas ao aplicar critérios de prioridade, resultados práticos já aparecem nos primeiros meses.