GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS, o GED é um sistema capaz de organizar conteúdo eletrônico, sejam arquivos ou documentos, digitalizados ou nato-digitais, sob acesso controlado.
Benefícios
● Edite os rótulos.
● Localize rapidamente os arquivos e documentos que precisar.
● Monitore o acesso no ambiente.
● Controle as permissões de uso e compartilhamento.
● Proteja o acervo do erro humano, sinistros, invasões e falhas.
NUVEM
Servidores são computadores robustos, com armazenamento redundante, utilizados como centralizadores de sistemas e conteúdo compartilhado.
No passado os servidores eram comprados e instalados dentro de cada empresa, servindo exclusivamente os computadores da sua rede interna.
Datacenters são prédios construídos para abrigar servidores. As instalações físicas são projetadas para esse fim e possuem infraestrutura de segurança no acesso físico (são cofres seguros), redundância nos sistemas de refrigeração, energia e telecomunicações. Praticamente são “hotéis” para hospedar servidores de terceiros.
Hoje, a maioria das empresas utilizam datacenters para hospedar seus servidores ou, simplesmente, alugam os servidores oferecidos pelos datacenters, com total flexibilidade na configuração do equipamento e do espaço que precisam.
Nuvem é o nome que se dá para os sistemas instalados em datacenter, cujo acesso é compartilhado entre usuários de forma independente.
A Diginotas.com chama de NUVEM a solução para gerenciamento eletrônico do seu conteúdo digital, composta por um eficiente e prático sistema GED (de Software Livre) hospedado em datacenter, ofertado com apenas duas variáveis, quantidade de usuários e espaço ocupado pelo conteúdo.
LGPD
A nova LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) foca na proteção da informação atinente às pessoas, físicas e jurídicas.
Documentos, planilhas, dados, imagens, voz, enfim, todos os registros de terceiros que estiverem em seu poder precisam ser protegidos para que fiquem somente com quem foram confiados.
COMO AGREGAMOS VALOR PARA A SUA EMPRESA?
O PASSADO
Documentos em papel eram comumente encontrados nos armários dos departamentos, no arquivo central e também em arquivos externos.
Nos departamentos, os usuários envolvidos na rotina de gerar e formalizar documentos em papel eram os responsáveis pela organização e guarda deles.
Já o arquivo interno contava com um ou mais profissionais dedicados nas rotinas de arquivamento e atendimento às solicitações de pesquisa, bem como da relação com o armazém externo, sendo esse serviço uma extensão do departamento.
Falhas humanas na organização eram comuns e acarretavam frequente demora na localização dos documentos necessários, além dos casos de desaparecimento de documentos.
O arquivamento de documentos físicos que trazem informações de terceiros é praticamente incompatível com as diretrizes da LGPD.
O PRESENTE E O FUTURO
A pandemia revolucionou o modelo de trabalho, obrigando todos os usuários de computadores a trabalharem remotamente.
Esse impulso acelerou a automação, modificando métodos e procedimentos, com o predomínio dos documentos nato-digitais em todas as atividades econômicas.
No improviso da emergência, a conformidade legal ficou em segundo plano, uma vez que a prioridade foi manter as atividades operantes.
Superadas as medidas restritivas, há nesta fase pós-pandemia milhares de metros quadrados ociosos em todos os escritórios. Quanto maior a automação da atividade, maior o impacto da ruptura na prática do trabalho presencial.
Chegou a hora de otimizar os espaços ociosos, dando novos destinos à mobília e aos espaços vazios. Porém, atrás de quase todas as mesas de escritório há armários e gaveteiros com registros em papel, e agora?
A www.diginotas.com, com 19 anos dedicados à gestão de documentos, oferece competência na tarefa de reunir todos os documentos físicos desse legado, desocupando os escritórios ociosos na velocidade exigida pelo plano de reestruturação da sua empresa.
O objetivo é o compliance, ou seja, assegurar a conformidade legal do que foi feito, reunindo o histórico que está nos papéis com o novo, registrado nas múltiplas formas do nato-digital.
POR QUE UTILIZAR A NOSSA NUVEM?
A emergência autorizou o improviso em todas as atividades.
Práticas de imprimir e colher assinaturas foram substituídas por sistemas de assinatura eletrônica, comprovantes de pagamentos passaram a ser eletrônicos, porém, identificados por códigos que só têm sentido para o banco emissor. Enfim, estamos na era dos registros heterogêneos.
A oferta da nuvem gerenciada da www.diginotas.com é capaz de reunir todo tipo de arquivo eletrônico, dos digitalizados até o jpeg, contemplando áudio, vídeo e arquivos específicos como os .dwg da engenharia, com muitos benefícios, a seguir:
● Monitoramento do acesso.
● Compartilhamento seguro.
● Transparência dos atos administrativos.
● Garantia do pleno funcionamento dos processos de negócios, minimizando o erro humano.
● Celeridade nos procedimentos administrativos em fluxo de trabalho eletrônico.
● Preservação e organização do conhecimento produzido.
● Compartilhamento das informações de forma simples, em tempo real.
● Conformidade com as leis vigentes e com a política de segurança da empresa.
● Oferta da tecnologia na nuvem externa ou interna, no modelo “On Premise”.
● Conectividade com os sistemas existentes, um repositório único para cada assunto, reunindo todos os registros nato-digitais gerados por outros sistemas.
PROCURANDO CONFORMIDADE PARA SEUS REGISTROS?
Entre em contato conosco e saiba como é simples controlar e preservar seus registros, atendendo a política de compliance da sua empresa e de seus clientes.
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