Como fazer o descarte de documentos corretamente?

A gestão documental eficiente não termina na digitalização ou arquivamento. O descarte de documentos seguro e responsável dos documentos físicos é uma etapa fundamental para manter a conformidade legal e contribuir para a preservação ambiental.

Quais tipos de documentos não podem ser descartados?

Antes de realizar o descarte de documentos, é essencial verificar se ele ainda possui valor legal, fiscal, administrativo ou histórico. Alguns documentos devem ser mantidos por tempo indeterminado ou por um período específico determinado por normas e legislações. Entre eles:

• Documentos de identificação pessoal (RG, CPF, CNH, passaporte)

• Certidões de nascimento, casamento e óbito

• Escrituras e contratos de imóveis

• Processos judiciais e documentos contábeis obrigatórios

• Documentos fiscais dentro do prazo de retenção determinado pelo fisco

  
  

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) ajuda a definir quais documentos podem ser descartados e quais devem ser mantidos permanentemente.

Riscos de um descarte incorreto

O descarte de documentos inadequado pode acarretar diversos problemas, incluindo:

• Vazamento de informações sensíveis: Dados financeiros, fiscais ou pessoais podem ser acessados por terceiros, resultando em fraudes e prejuízos.

• Penalidades legais: A LGPD prevê multas elevadas para empresas que não garantirem o sigilo e a eliminação correta de informações pessoais.

• Danos à reputação da empresa: A perda de dados pode comprometer a imagem corporativa e reduzir a confiança de clientes e parceiros.

• Impactos ambientais: O descarte inadequado de papel e outros materiais pode contribuir para o acúmulo de resíduos sólidos e degradação ambiental.

Passo a passo para o descarte seguro de documentos

Para garantir que o descarte de documentos seja realizado de maneira segura e sustentável, siga estas etapas:

1. Identifique os documentos elegíveis para descarte

Revise seus arquivos e utilize a Tabela de Temporalidade Documental para determinar quais documentos já cumpriram seu ciclo de vida e podem ser eliminados.

2. Digitalize documentos importantes

Antes de descartar documentos físicos, certifique-se de que uma cópia digital está armazenada com segurança, caso seja necessário acessar as informações no futuro.

3. Utilize métodos de destruição segura

• Trituradores de papel: equipamentos que garantem a fragmentação dos documentos em pequenas partes.

• Incineração: destruição completa de documentos sigilosos (processo menos sustentável)

• Destruição química: método utilizado para eliminar informações sem possibilidade de recuperação.

  
  

4. Recicle o material descartado

Após a destruição segura, encaminhe os resíduos para reciclagem. A reciclagem de papel contribui para a preservação ambiental e reduz o desperdício de recursos naturais.

5. Conte com uma empresa especializada

Empresas especializadas no descarte de documentos garantem que a eliminação seja feita de maneira segura, sustentável e em conformidade com a legislação vigente. Além disso, oferecem certificados de destruição para auditorias e comprovação legal.

Conclusão

O descarte de documentos adequado é um processo essencial para a segurança de informações, conformidade legal e sustentabilidade. Seguir boas práticas de eliminação evita riscos jurídicos, protege dados sensíveis e contribui para a preservação do meio ambiente.

Para empresas que lidam com grandes volumes de documentos, contar com um serviço especializado é a melhor alternativa para garantir um processo eficiente e seguro.