LGPD e Gestão Documental: Você Conseguiria Responder um Titular em 15 Dias?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é clara: empresas têm até 15 dias para responder a solicitações de titulares sobre o uso de seus dados pessoais.Esse prazo é curto. E se sua empresa ainda depende de arquivos físicos ou pastas desorganizadas, ele pode ser impossível de cumprir.

Mas a LGPD não diferencia documentos digitais e impressos.Ambos precisam estar protegidos, organizados e rastreáveis.É aí que mora o risco – e também a oportunidade de evoluir.

📌 O que todo DPO precisa garantir sobre o setor de documentos?

Na prática, muitos dos dados solicitados pelos titulares estão armazenados em contratos, fichas, cadastros e arquivos físicos.Para manter a conformidade e evitar multas, o setor de documentos precisa estar preparado.

Veja os 3 pilares essenciais que um DPO ou profissional de governança da informação deve exigir:

1. Controle

Você sabe exatamente onde estão os documentos físicos e digitais que contêm dados pessoais?Mais do que isso: existe uma trilha de auditoria? É possível saber quem acessou, quando, por qual motivo?

Sem controle, não há segurança jurídica – nem resposta rápida.

2. Segurança

Os documentos físicos estão armazenados em local protegido contra roubo, perda, fogo, umidade?E os digitais, estão criptografados, com acesso controlado e backup automatizado?

A LGPD exige que dados pessoais sejam mantidos de forma segura – independentemente do formato.

3. Agilidade e Resposta

Quando um titular solicita informações, a empresa precisa localizar dados, comprovações, registros e históricos em até 15 dias.Quem ainda depende de arquivos físicos, processos manuais ou e-mails desconectados não consegue responder no tempo legal.

A consequência? Multas, danos à reputação e riscos operacionais.

✅ Como a digitalização resolve o problema?

Na Diginotas, ajudamos empresas a transformar papéis em acervos digitais:

• Organizados por metadados e indexação inteligente

• Com trilha de auditoria e controle de acessos

• Armazenados em nuvem criptografada

• Prontos para buscas rápidas e relatórios automatizados

  
  

Isso significa que qualquer solicitação de titular – seja para acesso, correção ou exclusão – pode ser atendida com precisão, dentro do prazo legal.

🚨 LGPD não é sobre digital ou papel.

É sobre responsabilidade.

A sua empresa conseguiria localizar todos os dados pessoais que mantém, comprovar a origem e garantir o direito dos titulares?

Se a resposta for “ainda não” – este é o momento certo para agir.

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