Perder documento digitalizado é uma preocupação inevitável dos tempos atuais devido à transformação digital que transformou as rotinas administrativas de escritórios, empresas e instituições em geral. É cada vez mais comum o costume de digitalizar documentos que possuem uma versão física.
Essa prática faz com que a vida do documento dure, em teoria, para sempre. Sem necessidade de papel e elementos físicos, as informações ficam preservadas em um ambiente virtual. Além do aspecto de duração e segurança, digitalizar documentos também significa uma tremenda economia de espaço e, por consequência, de despesas.
Existe uma preocupação que, às vezes, nem tem explicação acerca de perder documento digitalizado. É basicamente por conta da desconfiança geral das pessoas em relação à tecnologia. Notícias como perda de dados e roubo de informações apenas reforça essa crença. Mas o fato é que perder documento digitalizado não é algo tão frequente, e ainda existem maneiras de evitar que isso aconteça.
Um grande motivo de receio que impede muitos de colher os benefícios da digitalização diz respeito à validade jurídica dos documentos digitalizados. Ainda existe, também, o medo de não recuperar o documento perdido e necessitar realizar todo o trâmite de criação do documento, bem como de validação jurídica.
Confira a seguir o que são documentos digitalizados e em quais situações podemos dizer que têm validade jurídica. Veja também se é possível, realmente, perder documento digitalizado totalmente e como proceder nesses casos.
O que são documentos digitalizados?
Digitalizar é o mesmo que transformar. É pegar o formato de um documento, que é físico, e mudá-lo para o digital, sem que qualquer informação seja comprometida. Essa prática tornou-se importante por alguns motivos.
O primeiro é o simples volume de papel, que se acumula ao longo dos anos e causa dois problemas. Um se refere a questão do armazenamento, pois muitos papéis ocupam muito espaço. Além disso, ocorre um problema logístico, já que é cada vez mais complicado gerir as informações contidas nos documentos e nos arquivos, pois estas se espalham e de dispersam nos locais de armazenagem.
Se você é gestor ou lida com muita papelada, vale a pena considerar que perder documento digitalizado não é um risco real, ao passo que perder o físico, até mesmo por deterioração, é muito frequente. Mas ainda é necessário verificar o funcionamento da digitalização de documentos para melhorar o argumento.
O primeiro passo da digitalização é a preparação. Especialistas preparam e separam os documentos que vão passar pelo processo. Para isso devem tirar clipes e grampos, higienizar as folhas de papel e eliminar qualquer resíduo ou partículas que possam atrapalhar o funcionamento do scanner.
Em seguida ocorre a captura, que é o escaneamento, o qual pode ser realizado nos formatos: JPG; PDF e TIF. É importante usar um scanner de qualidade, próprio para empresas, de modo que as imagens saiam em alta resolução. Afinal, a intenção é tornar o documento utilizável ao máximo, portanto legível.
Já na terceira etapa o documento digitalizado passa para a indexação. Aqui é o momento onde os documentos serão organizados, para se adequarem às políticas de cada projeto.
Por fim, para não perder documento digitalizado, cada documento vai parar em um software de gestão, próprio para trazer mobilidade ao sistema de gerenciamento. O software e os documentos, pode ser acessado por meio de qualquer dispositivo com internet e computadores.
O software permite acesso às informações, bem como a separação das pessoas que podem ter acesso. Tornam possíveis, também, a assinatura digital dos documentos, além de sua modificação. Finalmente, o software consegue integrar todos os dados em um sistema perfeito para serem usados, de forma customizada, em acordo com as necessidades da empresa.
Quando um documento digitalizado tem validade
jurídica?
Apesar desse assunto já ter sido objeto de polêmica anteriormente, atualmente o entendimento quanto à validade jurídica de um documento digitalizado é pacífico.
Para que o documento digitalizado tenha validade jurídica é necessário enquadrá-lo nos requisitos previstos em norma jurídica. O Decreto 10.278, publicado em 2020, regulamenta tudo o que é necessário. Assim, o documento digitalizado produz os mesmos efeitos jurídicos do que os físicos.
Os tipos de documentos que podem ser digitalizados, segundo o Decreto, se aplica aqueles feitos por pessoas jurídicas, cujo direito é público e interno. Além de pessoas jurídicas de direito privado, as pessoas físicas também conseguem validade jurídica em documentos digitalizados, quando existe a necessidade de comprovação diante de outras pessoas físicas ou jurídicas.
Quanto aos padrões empregados no processo da digitalização, as principais normas do decreto dispõem que é indispensável:
- Manter todas as informações contidas no documento físico
- Tornar possível o rastreamento do documento
- Usar os padrões técnicos para manter a qualidade da imagem digitalizada
- Manter a confidencialidade quando for o caso
A força jurídica também é um fator que contribui a favor da digitalização.
É possível perder documento digitalizado?
Essa pergunta pode ser respondida tanto com uma afirmação quanto com uma negação. Sim, é possível perder um documento digitalizado, se este se encontra armazenado em um software conectado a uma memória física de computador.
Por exemplo, se o documento digitalizado é guardado em um HD. Se houver qualquer problema com o HD, todas as informações ali contidas podem ser comprometidas. Em outras palavras, é possível perder documento digitalizado.
Por outro lado, se o documento digitalizado é armazenado em um software cuja operação se dá na nuvem, na internet em si, não há como perder o documento digitalizado. Isso porque a nuvem não é uma memória física, ela é acessada através da internet, por meio de informações como login e senha.
Além de garantir a proteção máxima dos documentos, os softwares de gestão que trabalham na nuvem também guardam os dados nela contidos para sempre. A nuvem é um grande local digital de armazenamento de informações. Para acessar arquivos específicos, é preciso abri-los com senha. Logo, perder documento digitalizado na nuvem não é uma preocupação.
Como recuperar documento digitalizado perdido?
Atualmente, existem softwares capazes de recuperar documentos digitalizados que foram perdidos. É óbvio que a melhor resposta sempre é a prevenção, através de softwares seguros contra vírus e hackers.
Mas, ainda é possível usar softwares como um plano de contingência. Há programas de recuperação profunda, que permitem que os documentos sejam recuperados setor por setor. Também existem especialistas que recuperam o hardware do computador. A depender do estado do HD, é possível resgatar os dados contidos nele.
Perder documento digitalizado é um receio que possui fundamento, por um lado, pois muitas empresas que fazem a digitalização ainda não usam os softwares de gestão de documentos, até mesmo por falta de conhecimento quanto aos mesmos.
Atualmente, existem ofertas para muitos programas de gestão, por isso é fácil se confundir quanto a eficácia real de cada um. Sem falar que todo o processo de digitalização, como explicado, é prolongado e envolve várias pessoas. É o tipo de tarefa que para produzir a eficiência e economia almejados, guardando toda a segurança e obediência as regras de compliance, é quase impossível para os funcionários ou para um escritório não especializado.
Ademais, o serviço da digitalização deve ser realizado visando manter os documentos intactos em sua qualidade de imagem e validade jurídica. É preciso contar com especialistas para que a digitalização seja completa e correta.
A Diginotas oferece um serviço de digitalização completo, que pode tanto ser realizado com softwares que atuam na nuvem quanto no próprio servidor da empresa. Além da segurança do processo, a Diginotas entrega uma consultoria especializada para garantir e automatizar todo o processo de digitalização.
Não perca tempo. Será um prazer ajuda-los a se tornarem cada vez mais eficientes no mundo digital. É só nos mandar uma mensagem que faremos contato.
